El tiempo es oro y el que lo pierde, es bobo

El refrán español el tiempo es oro y el que lo pierde, es bobo no podría tener más razón. Todos sabemos que el tiempo es un bien preciado y aún así, muchas veces lo perdemos por no habernos planificado bien.

Una buena planificación nos ayuda a ser más productivos, rentabilizando más nuestro tiempo y obteniendo un mayor rendimiento. Sin embargo, la productividad es un gran esfuerzo y por lo tanto, requiere un cambio en nuestra mentalidad y rutinas.

Antes de comenzar con un método de productividad, hay que analizar nuestra situación, identificando aquellos que nos puede distraer. Estas distracciones también se conocen como ladrones de tiempo ^[1] y ocurren aunque no seas totalmente consciente. 

Por un lado, tenemos los ladrones de tiempo externos, que son aquellos que no dependen de nosotros. Por ejemplo, reuniones improvisadas, urgencias ajenas, notificaciones de correo electrónico o llamadas, invitación de un compañero a tomar un café, …

Por otro lado, entre los ladrones de tiempo internos podemos encontrarnos la falta de organización, la procrastinación, el aplazamiento de la toma de decisiones o el no saber delegar.

Una vez hemos dejado las distracciones, es hora de planificarnos. Para ello, voy a explicar diferentes métodos de productividad.

Time blocking ^[2]

Probablemente, en algún momento de tu vida ya hayas utilizado la técnica del Time blocking o el trabajo en bloques. El típico horario del colegio o la universidad es un claro ejemplo de ello.

Esta técnica consiste en identificar qué tareas debes hacer y sobre todo, cuándo. Es verdad que al principio cuesta estimar el tiempo que te llevará realizar cada tarea, pero dejando ciertos espacios para imprevistos, no habrá problemas. 

Según los expertos, una semana de 40 horas aplicando esta técnica, equivale a una semana de más de 60 horas sin planificación. Por lo tanto, podrás incrementar tu productividad en un 150%.

Matriz de Eisenhower ^[3]

Este método fue desarrollado por el general y presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, y distingue entre la importancia y la urgencia de las tareas, creando una matriz con cuatro cuadrantes. 

Primero se realizan las tareas que son importantes y urgentes, luego se planifican y resuelven las tareas importantes pero menos urgentes. Las tareas urgentes pero no importantes se deben delegar o en ocasiones, incluso se podrían descartar. Finalmente, las tareas que no son ni urgentes ni importantes, directamente se descartan.

Técnica de Pomodoro ^[4]

Esta técnica fue inventada por Francesco Cirillo a finales de los 80 y ayuda a agilizar los procesos mentales y su calidad.

El sistema funciona de la siguiente manera: las actividades se dividen en intervalos regulares de 25 minutos, seguidos de intervalos de descanso de 5 minutos. Estos intervalos de trabajo se conocen como pomodoros y cada cuatro pomodoros, se realiza una pausa larga de entre 15 y 30 minutos. Este ciclo se puede repetir cuantas veces sea necesario. 

El método Pomodoro puede ayudar a estar más motivado si se entienden los pomodoros como etapas o niveles a superar, y los descansos como merecidos premios después de un periodo de trabajo y concentración.

Trabajar en intervalos de 90 minutos ^[5]

La técnica de los 90 minutos se basa en los llamados ritmos ultradianos. Durante estos ciclos, en nuestro cuerpo ocurren picos de máxima actividad y de mínima actividad. 

En esta técnica se aprovechan estos picos de mayor energía, trabajando durante 90 minutos y descansando durante 20-30 minutos. Es importante respetar los tiempos de descanso ya que son esenciales para conseguir un buen rendimiento.

Muchas veces, a lo largo del día utilizamos estimulantes (por ejemplo, el café) para aumentar nuestra energía, en lugar de atender a los ritmos naturales del cuerpo.

Getting Things Done ^{[6] [7]}

“Organízate con eficacia” es un libro escrito por David Allen y en el que se explica la metodología GTD. Se basa en la idea de que tenemos que liberar a nuestra mente de todo el “ruido” y conseguir no tener que perder el tiempo y la energía en recordar todas las tareas a realizar.

GTD propone la creación, gestión y mantenimiento de listas de tareas por contextos, como por ejemplo, lugares, herramientas, personas o tiempo de dedicación. Para ello, hay que seguir estos cinco pasos:

1. Recopilar o capturar. Depositar en una bandeja de entrada todas las ideas, tareas o pensamientos, en lugar de en tu cabeza.

2. Procesar. Convertir las cosas almacenadas en la bandeja de entrada en acciones.

3. Organizar. Distribuir las cosas que acabamos de procesar según su objetivo: tirarlo a la papelera si no es necesario, archivarlo si sirve de referencia, colocarlo en el calendario si es una cita para un día en concreto, …

4. Evaluar. Decidir qué hacer, después de procesar y organizar, así como de forma periódica en las revisiones.

5. Hacer. El objetivo de este proceso es realizar eficientemente todos los compromisos adquiridos.

Referencias:

[1] <<Los 9 ladrones de tiempo más frecuentes y cómo evitarlos>>, Táctica Práctica, https://tacticapractica.com/los-9-ladrones-de-tiempo-mas-frecuentes-y-como-evitarlos/.

[2] <<Time Blocking: La técnica definitiva para ser más productivo usando bloques de tiempo>>, Más y Mejor, https://masymejor.com/time-blocking/#:~:text=El%20Time%20Blocking%20es%20una,a%20trabajar%20m%C3%A1s%20y%20m%C3%A1s.

[3] <<El Método Eisenhower>>, Lecciones Aprendidas, https://lecciondeaprendizaje.blogspot.com/2019/02/el-metodo-eisenhower.html.

[4] <<Técnica Pomodoro: ¿qué es y para qué sirve?>>, Ikigai Agencia Digital, https://www.ikigaiagenciadigital.cl/tecnica-pomodoro-que-es-y-para-que-sirve/

[5] <<5 técnicas de planificación para mejorar la productividad, dominar el tiempo y conseguir tus objetivos>>, Más y Mejor, https://masymejor.com/mejorar-la-productividad/.

[6] <<Qué es GTD: el método que revolucionará tu vida>>, Jordi Sánchez, https://jordisanchez.info/que-es-gtd/.

[7] <<Introducción a GTD>>, Plannercode, https://www.plannercode.com/tecnicas-planificacion/introduccion-a-gtd/.