En el artículo anterior comentamos los riesgos a los que se exponen las empresas en cuanto a la propiedad intelectual. Identificamos 3 categorías: No olvidarnos de nuestra PI, que no nos roben nuestra PI y no infringir la PI de otros.

Para cada uno de estos posibles riesgos existen distintos controles que podemos implementar para reducir la probabilidad de que ocurran. Asegurando de esta manera el correcto funcionamiento de la empresa y asegurando el uso y aprovechamiento de estos activos tan importantes.

Empecemos por lo más básico, tener controlado cuales son las PI de las que disponemos. Para evitar que se olvide cuales son las PI de las que dispone la organización hay algunos controles obvios que hay que implementar.

Como auditores nuestro trabajo comienza por identificar las propiedades intelectuales. Hay muchísimas maneras de descubrir toda la información que puede ser de importancia para la organización. Algunas de las técnicas en las que podemos pensar son:

Realizar un inventario periódico de las PI de las que dispone la empresa.
Identificación de la documentación relacionada con las PPII.
Clasificación de las PI. Según tipo, importancia, …
Descubrir e investigar licencias a nombre de la empresa.
Validar que las licencias de PPII que hace uso la empresa son válidas.
Investigar acuerdos con terceros sobre PI.
Procedimientos investigación y flujos de trabajo bien documentados.
Identificación de los principales generadores de PI. Seguramente el equipo de investigación o desarrollo.
Análisis de repositorios de documentos.
Descubrir nombres de dominios de internet relacionados con la organización.
Si la organización opera internacionalmente, análisis del estado de las patentes, marcas, … en todos los países en los que opera.

Además queremos evitar perder estos datos por lo que necesitaremos establecer controles que eviten la pérdida de información. Aquí entrarían varias técnicas de seguridad de la información, como copias de seguridad o replicación de documentos.

Una vez tenemos identificado aquello que queremos proteger nos fijamos en los controles que nos ayudan a evitar que manos u ojos indeseados se hagan con nuestros activos. Esta parte se solapa mucho con la gestión de la seguridad.

Controles de acceso.
Restricciones de acceso.
Segregación de responsabilidades.
Identificación de usuarios.
Registro de actividad.
Ciberseguridad.
Concienciación de los empleados acerca de la PI.
Investigación de los contactos y pasado de los empleados.
Contratos de confidencialidad.
Marcar como confidencial la información o documentos para que no haya dudas.
Expresar claramente en los contratos de los empleados la confidencialidad y las consecuencias en caso de incumplimiento.

Y por otro lado, debemos asegurar que las propiedades intelectuales están adecuadamente protegidas haciendo uso adecuado de las herramientas legales de las que se dispone.

Patentes
Modelos de utilidad
Copyright
Marcas
Diseños industriales
Derechos de autor
Secretos comerciales
Seguros
…

También debemos asegurar que la estrategia en cuanto a la PI se alinea con la estrategia de la empresa.

El último problema al que nos podemos enfrentar es a estar infringiendo la propiedad intelectual de terceros. En estos casos nuestro trabajo como auditores es reportarlo a la dirección para que tomen las acciones necesarias para resolver el problema.