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Los datos y el conocimiento

En este último post de la asignatura voy a abordar uno de los aspectos que más importancia cobra a la hora de hablar de los sistemas de información y su funcionamiento interno, un aspecto crucial que puede marcar el devenir de los mismos y concluir en un rotundo éxito o, por el contrario, un  rotundo fracaso, en este caso, estoy hablando de los datos y su calidad.

Durante algunas de las clases que han sido impartidas a lo largo del presente cuatrimestre, se ha incidido en la relevancia que puede llegar a tener este aspecto que aparentemente podría ser incluso trivial en determinadas circunstancias. Por poner un ejemplo, se aludió en clase a cómo una empresa se encargaba de gestionar las direcciones de sus clientes, obteniendo ciertas disparidades o incongruencias a la hora de referenciar las direcciones de sus clientes. Aparentemente un problema menor, hasta que estas direcciones se volvieron indispensables para aplicar uno de los objetivos de ventas de la empresa, entorpeciendo el mismo. Gracias a una buena gestión de los datos se pueden tomar decisiones en todas las áreas del negocio, pudiendo llegara a tener un alcance mayor o menor, pero cuando se trata de tomar decisiones más vale tener los datos de los hechos reales sobre la mesa en lugar de tomarlas impulsivamente.

Sin embargo, no es suficiente únicamente con contar con los datos en cuestión, también deben de ser datos íntegros y que no sean parciales. Esto es, no puede ser que un departamento de la empresa se encuentre manejando datos sobre las ventas del pasado mes (por poner un ejemplo) que no concuerden con los que se encuentra utilizando otro departamento dentro de la misma empresa. Puede parecer una tontería a priori, pero se da más de lo que creemos, y un claro ejemplo se puede extraer de la situación actual en el contexto de la pandemia. Sin ir más lejos, hará unas dos semanas se hablaba por parte del Ministerio de Sanidad de una fecha cercana a los 30.000 fallecidos desde el inicio de la pandemia aquí en España en marzo hasta el mes de mayo, mientras que el Instituto Nacional de Estadística hablaba de casi 50.000, 20.000 fallecidos de diferencia, lo que hace una diferencia porcentual de un 67% aproximadamente [1]; incluso actualmente con la actualización de los datos sobre la vacunación en ciertas autonomías encuentra discrepancias con los datos proporcionados oficialmente por el Estado [2]. La disparidad abismal entre ambos datos en el primer ejemplo se debe a la manera de contabilizar los fallecidos, la cual es diferente entre ambas partes, obviamente, esto es algo que puede suponer diferencias a la hora de gestionar las decisiones, al igual que con los datos sobre el avance de la vacunación. Y es lo mismo que puede ocurrir y ocurre en muchos ámbitos empresariales como se explicó en clase.

En resumidas cuentas, es importante que las empresas adopten estrategias dirigidas a cuidar y unificar los datos de los que disponen de manera transversal a los departamentos por los que pueden estar compuestas. No tiene sentido implementar sistemas de información que vayan a funcionar sobre datos que no tienen valor alguno por alguna de las anteriores razones, es totalmente contraproducente. Es una tarea que no es responsabilidad única y exclusiva de nuestra profesión, ya que requiere de mayor involucración de muchos otros actores, y su mala implementación puede llevar a causar incluso desinformación. Es por ello, que muchas veces se confunde el concepto de datos con el de conocimiento, contar con datos no implica necesariamente obtener conocimiento, puede ser incluso desconocimiento, es nuestra tarea saber gestionarlos y darles ese valor en último término.

Referencias

[1] Calvo, E. (11 de diciembre de 2020). ABC. Obtenido de El INE desmonta los datos del Gobierno y computa 45.684 muertes por coronavirus hasta mayo: https://www.abc.es/sociedad/abci-desmonta-datos-gobierno-y-computa-45684-muertes-coronavirus-hasta-mayo-202012101106_noticia.html

[2] R.M. (5 de enero de 2021). La Razón. Obtenido de La Región de Murcia ha administrado el 46 por ciento de las vacunas recibidas el pasado martes: https://www.larazon.es/murcia/20210105/joea7uy72vehniwokqp7kwis7q.html




La importancia de las soft skills

El pasado jueves hablamos en clase de la importancia de las competencias interpersonales, de las capacidades de comunicación y gestión, de las aptitudes conversacionales… Este tipo de habilidades son a menudo conocidas como soft skills. Me gustaría utilizar este post para reflexionar acerca de ellas. Y antes de nada, definamos bien qué son las soft skills y en qué se diferencian de sus eternas rivales: las hard skills.

Si tratamos de dividir en dos tipos los conocimientos que puede llegar a poner un profesional en su curriculum, lo natural sería hablar por un lado, de conocimientos técnicos, explícitos, y por otro, de conocimientos tácitos.

Esto es, tendríamos por una parte conocimientos técnicos que somos capaces de medir, transmitir y documentar con facilidad. Habilidades y competencias que probablemente sean certificables y evaluables. Por ejemplo, saber mecanografía, dominar Excel o si eres informático, saber Java. Lo podrías poner en un libro, un tutorial, una guía o en una pizarra. Eso son las hard skills [1] [2].

En cambio, si hablamos de otro tipo de conocimientos, aquellos que quizá no podemos transmitir y medir con tanta facilidad, hablamos de soft skills [1] [2]. Sobre todo, si hablamos de habilidades y conocimientos que involucran relaciones interpersonales: comunicación, presencia, liderazgo, trabajo en equipo, resolución de problemas… Todas esas cosas que sabemos que tenemos (o que carecemos de ellas) pero que tampoco sabríamos cómo expresarlas o dónde ir a aprenderlas. ¿Se entiende la idea?

Las soft skills están relacionadas intrínsecamente con la gestión de emociones.

Y hasta aquí, todo bien. Ahora, ¿cómo de importantes son las soft skills? ¿es realmente tan difícil adquirirlas? ¿qué valoran más las empresas? Decíamos en clase que quizá sean las más importantes de todas. Las que nos van a permitir tener un factor diferenciador del resto de profesionales. Y yo, estoy de acuerdo.

Como estudiante de ingeniería, y no de cualquier ingeniería, de ingeniería informática, tengo muy presente el ritmo al que avanza la tecnología. En clase vimos que si nos paramos a pensar, cuando logramos dominar un framework, una librería, un paradigma de programación o un conjunto específico de sistemas, en 10 años (y siendo muy conservador) ya está obsoleto. Debes reciclarte, aprender nuevas cosas, borrar todo lo que sabías… Tu curriculum de hard skills está muerto. ¡Y ojo! A mí esto me parece bonito, apasionante. Me encanta la ingeniería precisamente por esa obligación que tenemos como profesionales de utilizar una base formativa para dominar cualquier tecnología que se nos pone por delante. Pero a la larga, puede suponer un drama. A la larga, cada vez es más difícil estar a la última.

¿Qué quiero decir con todo esto? Pues que como se discutió en clase, al final, no puedes solo depender de ser muy bueno a nivel técnico. De ser HARD pero no ser SOFT. Si queremos cubrirnos las espaldas, no depender del lenguaje de programación que dominamos o del framework en el que somos especialistas, debemos trabajar las habilidades comunicativas, las competencias de gestión y las aptitudes conversacionales [3]. Debemos hacer que las empresas nos valoren por más cosas. Por cosas que no caducan.

De hecho, como ingenieros, debemos entender que estamos llamados a liderar grupos técnicos, a gestionar departamentos y a entender el negocio. Tenemos la formación SOFT también. Se nos ha enseñado en la universidad. Por ello, debemos trabajar tanto el perfil de gestión como el perfil técnico. A veces, esto se nos olvida. Y no debe ser así.

Espero que este post os haya hecho reflexionar acerca de la importancia de las soft skills. Simplemente, tenedlas en cuenta. ¡Un saludo y gracias por leerme!

[1] «Hard skills vs Soft skills ¿cuál es la diferencia?», IMF Business School, acceso el 21 de diciembre de 2019,  https://blogs.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/formacion/soft-skills-vs-hard-skills-cual-es-la-diferencia/

[2] «Hard skills vs Soft skills», ProjectManager, acceso el 21 de diciembre de 2019, https://www.projectmanager.com/blog/hard-skills-vs-soft-skills

[3] «5 reasons why soft skills are more important than ever», Oxbridge Academy, acceso el 21 de diciembre de 2019, https://www.oxbridgeacademy.edu.za/blog/5-reasons-soft-skills-important-ever/




El dato, la materia prima de la nueva Industria 4.0

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Este tercer y último post, lo voy a enfocar de una manera algo distinta a lo que he venido haciendo en los anteriores post. En este sentido, dada la gran información que he tenido que sintetizar y dado que los diferentes textos que he leído tenían unas temáticas tan diversas, me centraré en destacar los puntos comunes que he ido encontrando y dar mi particular punto de vista acerca de los mismos.

En las diferentes lecturas que he ido analizando, todas ellas tienen una cosa en común: el dato. Desde mi punto de vista, en la sociedad de la información en la que vivimos el dato es el activo más importante de las compañías y muchas veces se desconoce el grandísimo potencial que este tiene.

El dato, se ha convertido en la piedra angular de toda organización y por ende, cualquier organización que se precie, debe contar con unas estrategias de negocios y de IT, que sepan aprovechar, explotar y gestionar los datos para obtener el conocimiento. En pocas palabras, el dato es la materia prima que genera el valor añadido en el mundo empresarial.

La primera problemática en este sentido, viene por la incapacidad de saber explotar estos datos. En la lectura (Las organizaciones sacan poco partido a su información”), hacía referencia a que no se sacaba provecho de los datos, pero en realidad lo que los directivos desconocen es que un dato sin su contexto, indicadores, etc … no tienen ningún potencial. De la misma forma que un diamante en bruto (el dato), hasta que no se consigue pulir, no obtiene el valor final, el conocimiento.

Por eso, es muy importante desde mi punto de vista el rol vital que juega el Data Scientist. El data scientist, es la figura que sabe explotar los datos presentes en las empresas; dotando de indicadores y marcadores a los datos para obtener información y dotando a ésta de un contexto determinado para saber qué conocimiento se puede extraer.

Para poder llevar a buen puerto estas iniciativas, es necesario que el ingeniero de datos tenga unos altos niveles de formación que le permitan usar las herramientas de una forma adecuada.

Es paradigmático el caso de las compañías que intentando sacar provecho de la información, invierten grandes cantidades de dinero y recursos a IT, sin tener una formación adecuada de las herramientas y sin tener un rumbo y estrategia fijados. En este caso, el fracaso no viene por invertir en IT, sino en no haber fijado unos objetivos iniciales para esa inversión.

En resúmen, los ingenieros de datos son importantes pero siempre hay que tener presente que su función es acompañar a los procesos de negocio para mejorarlos. En el caso de que un directivo piense que el Big Data y el data science es la panacea y que gracias a ello conseguirá resolver todos los problemas, verá como su iniciativa está abocada al fracaso desde el inicio.

Una de las tecnologías que más potencial están demostrando tener es el IoT. El IoT, permite recabar datos que antes parecían imposibles de obtener. Esta tecnología junto a una extensa red de comunicaciones y el uso de innovadoras tecnologías como el 5G, hace posible el tener un amplio abanico de fuentes de información heterogéneas.

Siguiendo con este razonamiento, se podría pensar que cuantos más datos se tengan en la empresa, mejores resultados se podrán obtener o que mayor conocimiento se podrá extraer. No obstante, este postulado falla en un principio esencial, el dato debe responder a la  pregunta ¿con qué fin necesitamos este dato?. Por lo tanto, muchos de los datos que recogemos podríamos filtrarlos y quedarnos solo con aquellos datos que realmente puedan tener un potencial futuro.

Para ello, me baso en lo que ya he explicado anteriormente, la clave del éxito radica en tener unas estrategias bien definidas que permitan hacer un uso razonable de los datos. En caso contrario, podríamos tener demasiada información de ciertas áreas de la empresa y demasiado poca de otras. O algo aún peor, si la cantidad de fuentes es muy diversa y no se realiza una gestión adecuada, es posible que se pierda la relación existente de los datos.

En definitiva, las compañías empiezan a entender el potencial que tiene la información en sus procesos organizativos pero aún muchas de ellas carecen del conocimiento y formación necesarias para poder explotar esta información. Además, muchas de ellas al carecer de este conocimiento, no son capaces de definir unos objetivos adecuados y unas estrategias que hagan posible el logro de estos objetivos.




Fases de los SIE

En este segundo post me gustaría plantear mi reflexión en torno a los Sistemas de Información Empresarial (en adelante SIE). Viendo las presentaciones de mis compañeros y realizando la nuestra me he dado cuenta de que los SIE son muy útiles y que traen consigo numerosos beneficios para la organización pero, que también, son un arma de doble filo. Esto se debe a que la cantidad de sistemas existentes en el mercado, la parametrización de cada uno de ellos y la posibilidad de crear uno propio le dan a cada empresa la posibilidad de triunfar o “cagarla” desde antes incluso de usar el sistema.

Como hemos visto en clase, lo primero de todo es ver si realmente necesitamos un SIE. Este considero que es el paso más importante para una organización ya que como mostramos en nuestra presentación, hay ocasiones en las que no es necesario implantar uno y puede desequilibrar la empresa además de los evidentes costes que supone. Por ello es esencial contar con la ayuda de expertos para tomar esta decisión. Puede parecer un gasto innecesario ya que es un paso previo a implantar el sistema pero puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Una vez nos decidimos por implantar un SIE debemos seguir contando con expertos para elegir la tecnología más adecuada para nuestra casuística y hacerles caso. Esto no quiere decir que les dejemos implantar lo que quieran, pero sí que seamos capaces de escucharles y plantear nuestras inquietudes. Como clientes puede que queramos implantar SAP por lo conocido que es y la “fama” que tiene pero debemos saber que cada sistema es más apropiado para unos casos y que nuestro caso puede distender mucho del ideal de una tecnología determinada. Es recomendable además investigar en Internet en torno a los diferentes SIE para ver si los expertos están primando su comodidad (reutilizando trabajos para otras empresas) o si realmente nos están recomendando la mejor alternativa.

Cuando tengamos clara la tecnología que vamos a implantar es importante la formación de nuestros empleados para usar el sistema y el llamado “acompañamiento”. Este concepto no es más que otra forma de formar a los trabajadores pero en lugar de impartir una clase y que se olviden de nosotros, deban estar ahí para nuestras dudas y podamos aprender de una forma más natural. Una vez tengamos el sistema implantado y nuestros trabajadores estén aprendiendo a usarlo nos daremos cuenta de que los SIE no dan resultados a corto plazo. Esto parece algo evidente ya que es algo que se recalca continuamente pero los empresarios piensan que cuando el sistema esté funcionando, la inversión comenzará a dar frutos. Los empleados necesitan tiempo para habituarse y optimizar los procesos convencionales.

A medio largo plazo los resultados del implantamiento del SIE serán visibles y será evidente que la inversión realizada a merecido la pena.

Para terminar este post en el que realmente no he descubierto américa y donde me he ceñido a decir cosas bastante evidentes me gustaría lanzar una reflexión personal tratando de juntar esta asignatura con otra del grado llamada Gestión del Conocimiento. ¿Podría un SIE gestionar además el Conocimiento de la organización? Me parece algo muy interesante ya que sería tratar de juntar esos dos peldaños de la pirámide del conocimiento (la información y el conocimiento). Los SIE cuentan con bloques bien divididos que podrían gestionar el conocimiento explícito de forma sencilla mediante por ejemplo manuales. Pero es que además se podría digitalizar todo el conocimiento tácito de los empleados para que la organización pudiera hacer uso de ello en cualquier momento (muy útil en empresas con un nivel de rotación alto, por ejemplo). Juntar ambos sistemas daría a la organización los beneficios de ambos y la comodidad de tenerlo todo en un mismo sitio.




Gestión del Conocimiento

En esta ocasión me gustaría hablar sobre la gestión del conocimiento a nivel empresarial, su importancia, relación con los objetivos de la empresa, sistemas de información… Ya que en el mundo de la tecnología acostumbramos a centrarnos mucho en las tendencias, en métodos de dirección, formas de hacer negocio, contratar trabajadores eficientes, los mejores sistemas… Pero nos olvidamos del mayor tesoro de la empresa: el conocimiento que posee. Lo que sabe una empresa es lo que permite ser competitivo, lo que le permite hacer las cosas bien, y muchas veces no se gestiona correctamente, hay fugas, se pierden oportunidades…

Antes que nada, voy a presentar una serie de definiciones que considero necesarias para entender el texto:

  • Dato: Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción. Ejemplos: un número de teléfono o el nombre de una persona, sólo, sin contexto ni nada.
  • Información: conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor.
  • Conocimiento: El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
  • Propiedad Intelectual: ideas, productos… fruto de la creatividad, que pueden ser fruto de negocio. Esto puede incluir el ámbito artístico, la música… Pero en nuestro caso, nos vamos a centrar en las ideas que pueden suponer la creación de productos propios de una organización, y por tanto oportunidad de negocio.
  • Sistema de información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Una vez aclarados ciertos conceptos podemos pasar al tema que nos compete. Cuando pensamos en los activos más importantes de las organizaciones siempre pensamos en los sistemas que posee, hardware y software de alta calidad y prestaciones, trabajadores competentes, grandes jefes… Pero el mayor activo de una empresa es su conocimiento. Y, en mi opinión, principalmente los know-how y la IP (Propiedad Intelectual), así como las buenas prácticas. De poco sirve tener buenos trabajadores si estos no comparten lo que saben, si no se gestionan correctamente las ideas generadas y se pierden, y si se llega a un correcto funcionamiento de departamentos o grupos de trabajadores, pero no se registra y se comparte el sistema por el cuál está funcionando todo tan bien. El conocimiento no compartido es conocimiento perdido.

Así pues, desde el punto de vista del know-how y las buenas prácticas, es necesario asegurar el registro y la disponibilidad del conocimiento, fomentar espacios y condiciones adecuadas para el intercambio de conocimientos, así como proveer las condiciones para compartir y crear nuevo conocimiento. Esto se puede hacer, por una parte, haciendo uso de «técnicas» o formas de fomentación de interacción entre trabajadores, como pueden ser las reuniones, pequeñas «fiestas» u otras formas de interacción social dentro del ámbito profesional. Pero, por otra parte, esto puede hacerse mediante el uso de sistemas informáticos. El uso de intranet, extranet, data mining, IA, sistemas de soporte para la toma de decisiones… Todos conocidos y usados en muchos casos, pero sin conocer realmente la importancia que pueden llegar a tener. Hay que buscar que el trabajador se sienta parte de la empresa, genere ideas, conocimiento, lo registre, lo comparta y haga uso del conocimiento existente.

Por otra parte, centrándonos en la IP, es importantísimo asegurar su correcta gestión. Seleccionar un lugar de almacenamiento seguro, realizar correctamente el procesado de la información que puede ser de interés para el desarrollo de productos, facilitar el acceso al mismo por parte de las personas que lo necesiten, gestionar los controles de acceso, asegurar la seguridad de la infraestructura… Además de todo esto, es interesante tener en plantilla, o realizar una contratación externa, personas que conozcan este ámbito, y puedan ayudarnos a gestionar nuestros productos, tanto legalmente como desde el punto de vista de gestión general.

El conocimiento tácito existente en las personas es esencial en el buen funcionamiento de una organización, y este se pierde si estas personas dejan la organización, además de que no se aprovechan de manera adecuada y puede llevar a cometer los mismos errores. Para ello, por ejemplo, se puede hacer uso de la documentación de conocimiento, la publicación de manera interna en la empresa por medio de sistemas de compartición…

Desde el punto de vista clásico de los sistemas de información, como sistema de apoyo a la dirección de la empresa/departamento y la ayuda en la toma de decisiones, el concepto de conocimiento resulta esencial. Pero no bastan con contar con un buen sistema que procese rápido, la información generada debe ser analizada y se debe llevar a cabo una correcta reflexión por parte de las personas, se debe llegar a ciertas conclusiones, y si este conocimiento generado resulta de interés, compartirlo e incluso utilizarlo para realimentar el sistema de información.

En resumen, la gestión del conocimiento puede ayudar a cualquier empresa, y en muchos casos puede ser esencial para el éxito de la organización. Para ello, se debe hacer un uso correcto de los sistemas de información y los sistemas informáticos en general, seguir una pautas y corregir nuestro camino cuando sea necesario apoyándonos en el conocimiento generado dentro de la empresa.