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Los ERPs y las personas

En la anterior publicación hice especial hincapié en la felicidad de la persona dentro de la empresa, vimos como el estado anímico de la persona afectaba directamente a su nivel de producción o como podíamos hacer para que los trabajadores de nuestra empresa estuviesen felices mientras trabajan. Como podéis ver el post estaba absolutamente enfocado a las personas que componen una empresa, considerando a estas como el activo más importante dentro de cualquier organización.

En este nuevo post me gustaría mantener ese foco en las personas, ya que considero que son en elemento esencial que hacen que funcione la empresa y en muchas ocasiones no se las tiene tan en cuenta como se debería. Sin embargo esta vez cambiaremos el tema a tratar ya que veremos como un ERP afecta a las personas de una organización y en qué nivel de deben de involucrar con este sistema para que tenga un uso efectivo.

Antes de comenzar a tratar este tema me gustaría aclarar cuál es la función de un ERP en una empresa de forma breve y sencilla. Las siglas ERP tienen el siguiente significado: sistema de planificación de recursos empresariales. En pocas palabras un ERP es un software dirigido a manejar la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de nuestra empresa. A simple vista los ERP parecen la solución perfecta para solucionar muchos de los problemas en la gestión de las empresas, sin embargo el coste de implantación de estos sistemas es muy costoso y es necesario hacer un trabajo previo de investigación para saber si estos aportaran valor a la empresa. Además es necesario que todo el personal de la empresa se involucre en el uso de estos sistemas para que resulten útiles.

Una vez visto el uso que tiene un ERP en una empresa es el momento de ver como este afecta a las personas que trabajan en ella. Uno de los factores críticos que consiguen que un ERP funcione y tenga éxito es educar a las personas en el nuevo sistema y en el modo de usarlo, y cuando me refiero a educar a las personas es crítico que se distinga con entrenar a las personas. Educar es cambiar el corazón y mente para aceptar la necesidad del nuevo sistema y los procedimientos formales que implica. Esto significa, entre otras cosas, evitar prácticas pobres como operar con doble juego de números.

Si lo que queremos es implantar un ERP en nuestra empresa lo más importarse es fijarse que el ciclo de madurez de gestión utilizado este basado en tres pilares: Personas, Procesos y Tecnología. Esto, además de la necesidad de preparar a las personas para el cambio que van a vivir, involucrarse en el tema y poner un fin común a todos, hará que todos estén más tranquilos.

Y es que como se puede ver en numerosos ejemplos en la red o en diferentes artículos informativos referidos a la implantación de un ERP, existe un denominador común que es crítico en todos ellos y no podía ser otro que las personas. Esto se debe a que las personas serán los activos que utilicen diariamente un ERP por ese motivo es necesario considerar sus opiniones y aptitudes para que estos se sientan lo mas cómodos posibles a la hora de hacer uso de estos sistemas.

Todo lo comentado anteriormente nos hace llegar a una conclusión. Es imposible no considerar a las personas como el activo más valioso existente en cualquier empresa, por encima del dinero o el producto que se vende. Son los trabajadores los que aportan valor a la empresa y hacen que esta vaya en la dirección correcta. Sin las personas es imposible que cualquier empresa funcione por eso es necesario que se escuchen sus necesidades y peticiones, además de apoyarlas en cualquier inconveniente que les surja. Eso no significa que estas personas no deban de cumplir con ciertos deberes. Es necesario buscar un equilibrio adecuado entre deber y derechos para que las personas se sientan lo más cómodas posibles.

Antes de terminar me gustaría añadir una pequeña opinión personal respecto al papel que las personas juegan en la empresa. Es evidente que en ciertos negocios a estas no se les da el crédito suficiente ni la relevancia que debería, por eso se implantan sistemas que se creen que son correctos pero que después resulta que a las personas les resulta complicado de utilizar y eso se debe a una falta de comunicación que sería necesario resolver.

Referencias

https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales

https://www.evaluandoerp.com/personas-procesos-tecnologia-los-basicos-mejorar-la-productividad/

https://degerencia.com/articulo/integrar-sistemas-es-integrar-personas-7-habitos-para-el-exito-del-erp/




¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un ERP?

businessman and chartEn la actualidad, una adecuada gestión en el mundo empresarial es un factor fundamental que puede suponer la clave del éxito de la compañía. Por ello, el hecho de tener un sistema informático que nos ayude a gestionar el negocio, podría proporcionar a la empresa  una serie de ventajas como la reducción de costes asociados a los procesos y productos, la mejora de la imagen externa de la organización o la orientación a la satisfacción de los clientes, entre otras.

Sin embargo, a la hora de escoger el sistema de información que más se adapta al negocio, existen diferentes alternativas, como pueden ser los ERP o CRM. Estos dos conceptos, principalmente en algunas pymes, no se diferencian correctamente. Es por eso que, a continuación, vamos a matizar las diferencias entre ambos sistemas de gestión.

En primer lugar, es importante destacar que tanto los CRM como ERP son sistemas de información y gestión que permiten abarcar distintos ámbitos de la organización:

  • ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Un ERP ayuda a la empresa a controlar principalmente su producción, logística, inventario, distribución, facturas y contabilidad.
  • CRM (Customer Relationship Management) es un software para la gestión de las relaciones con el cliente. El principal objetivo del CRM es disponer en cualquier momento de toda la información sobre cualquier cliente, tanto para satisfacer sus necesidades, como para obtener estudios de mercado que permitan diseñar unas mejores estrategias comerciales.

Para optimizar los recursos y rentabilidad de una empresa, existen dos puntos que se consideran claves: el incremento de ingresos y la reducción de costes. Desde este punto de vista, parece claro que tener un sistema ERP no es incompatible con un CRM, ya que cada uno de ellos nos ayudará a gestionar cada una de las partes. Mientras que el CRM nos puede apoyar en la captación de nuevos clientes, nuevas fuentes de ingresos, o al menos aumentar los ingresos que provienen de los clientes existentes, un ERP nos ayudará a reducir al máximo los costes, mediante una buena organización de la producción, inventarios y logística, así como mediante una automatización de la contabilidad y la facturación, que reduce en gran medida el riesgo operacional que conllevan las tareas manuales. Una combinación adecuada de ambos sistemas puede conducir a la empresa a la optimización de recursos y a la maximización de la rentabilidad.

IMAGENSi analizamos la utilidad de ambos sistemas a lo largo del ciclo de la compañía, tiene sentido pensar que en los primeros años una empresa necesitará un CRM que le ayude a conseguir sus primeros clientes, y a mantenerlos para, al menos, garantizar la continuidad de la empresa en esos primeros periodos. Sin embargo, cuando la empresa empieza a adquirir un mayor tamaño, a pesar de que la satisfacción de los clientes sigue siendo un aspecto básico, las empresas empezarán a preocuparse por una correcta gestión, para incrementar su rentabilidad, y es ahí cuando reclamarán un ERP.

Por lo tanto, analizando todos estos puntos, podríamos decir que un CRM y un ERP no son incompatibles. Simplemente, la propia empresa tiene que decidir qué sistema se adapta más a sus necesidades, y esto lo debe hacer conociendo aspectos como la complejidad de un ERP frente a un CRM, ya que una implantación incorrecta puede suponer grandes pérdidas y decisiones ineficientes, o basándose en el provecho que se le puede sacar a cada uno de los sistemas (por eso, parece más interesante utilizar un ERP en empresas medianas o grandes cuya gestión resulte compleja).

En cualquier caso, los sistemas de gestión están cada vez más demandados por las empresas, y siempre que se escojan bajo un análisis exhaustivo de las necesidades reales de la compañía, pueden constituir un aspecto fundamental para unos buenos resultados sostenibles en el tiempo.