La aventura está en el camino

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Todos tenemos un plan, o eso pensamos, porque en mi experiencia durante la propia ejecución del mismo rápidamente surgen nuevas oportunidades y situaciones que hacen que mi plan de origen tome un nuevo e interesante camino inesperado que ha surgido gracias a los frutos de la primera parte del mismo. Me explico.

Cuando entré en la universidad hace cinco años, mi plan era terminar el grado y crear mi propia puntocom de éxito como Facebook o mi aplicación de iOS con la que poder ganar una fortuna. A medida que fue pasando el tiempo, tuve la oportunidad de formar parte del servicio informático de la universidad gracias a una sencilla aplicación móvil en la que podías ver de un vistazo todos los diferentes portales útiles para un estudiante. Eso no lo tenía pensado, como te podrás imaginar, el trabajo que desarrollé en el servicio informático mientras iba a clase por las mañanas no tenía nada que ver con desarrollar aplicaciones móviles, trabajaba con cosas para mí desconocidas hasta entonces como las aplicaciones corporativas desarrolladas con herramientas de Oracle, que sin que yo las conociera de antes, resulta que tenían una utilidad tremenda en empresas como mi universidad.

Aquello me abrió los ojos a otras utilidades de la informática que yo no me había planteado y que podían tener mayor interés en el entorno en el que me movía que las que tenía inicialmente cuando comencé la carrera. Más adelante, gracias a el interés que un profesor puso en mí, pude conseguir una beca en el instituto de investigación de la facultad para trabajar en asuntos relacionados con la biología y la informática, entonces conocí otro mundo que hasta entonces para mí era totalmente desconocido, entonces, mi interés por hacer un doctorado y la investigación, me hizo plantearme esta salida en un futuro.

Tras pasar por otro departamento de DeustoTech en el que trabajé en un grupo de investigación centrado en ciudades inteligentes, me llegó una oferta de trabajo para una empresa de desarrollo web con sede cerca de la Universidad, y pensé, otra oportunidad para conseguir experiencia y conocer otro mundo, y no sin pensárselo demasiado, allí me fui.

Todavía sigo estudiando por la tarde el master y trabajando por las mañanas en esta empresa, a día de hoy hacer webs me gusta, y lo estoy contemplando para mi futuro, pero lo que he aprendido a lo largo de todo este camino es a no cerrar puertas, sé qué tipo de trabajo me gustaría, disfruto de la tecnología y la informática, pero hay muchas aplicaciones de la misma que a día de hoy no conozco y que puede que me gusten así que, he aprendido a planificar la dirección… y ya veré qué camino elijo.

Ese mal hábito

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La planificación estratégica. Si me preguntaran a mí diría, sin lugar a dudas, que se trata del pilar más importante para lograr alcanzar los objetivos de una empresa. Allá donde ha habido un éxito o un logro, siempre ha existido una planificación estratégica por detrás, raro es que se consiga algo sin haber llevado a cabo un proceso de planificación estratégica anteriormente. Ahora, ¿todo proyecto realizado en base a una planificación estratégica va a salir bien? Pues no. ¿Por qué fallan los planes? ¿A qué se debe? ¿Qué podemos hacer al respecto para evitar el fracaso de una planificación estratégica? Existen un montón de cosas que hacen que un plan estratégico no funcione, o que no se cumpla, llamémoslas imprevistos, accidentes,… Tratar cada uno de estos problemas me llevaría muchísimo tiempo, y no me caben en un post. Así que en vez de centrarme en varios problemas de un modo genérico, he decidido que este post va a tratar solo de un problema, un problema tuyo, un problema mío, un problema del cual se han dado casos con todo el mundo, y si hay alguien que dice que en su caso no ha sido así, créeme: MIENTE. Todo ser humano tiene una zona la cual llama “zona de confort” y a menudo, cuando a éste le piden que salga de esta zona para hacer algo distinto, éste contesta: “uff… empezaré mañana”. El problema sobre el que va a tratar este post es un mal hábito, el cual los seres humanos hemos terminado denominándolo:

Just do it tomorrow...

Postergar.

La postergación, procrastinación o posposición es la acción de retrasar actividades que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables, las cuales nos mantienen en nuestra “zona de confort”. ¿Quién no ha oído alguna vez la frase “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”? Casi todo el mundo ha escuchado alguna vez este refrán, y a pesar de su fama, sigue siendo ignorado algunas veces por algunas personas, entre las que por supuesto yo me encuentro. ¿Y qué es lo peor de este hábito? Su repetición. A veces, no nos basta con retrasar algo una vez, sino que lo retrasamos una segunda o tercera vez, o incluso somos capaces de retrasarla hasta el final, hasta el último momento.

A medida que llega la fecha tope, aparece el estrés, comenzamos a sentirnos culpables y a pensar que no tenemos voluntad o que no valemos. Esto produce una gran baja de autoestima y la única conclusión a la que somos capaces de llegar en ese momento, es a que no nos queda otro remedio que hacerlo deprisa y corriendo, porque de lo contrario no somos capaces de llegar. ¿Y qué pasa cuando las cosas se hacen deprisa y corriendo? Pues que el resultado final es un desastre.

Y después de haber experimentado de primera mano las consecuencias de este mal hábito, ¿qué nos impulsa a seguir retrasando actividades? ¿Por qué seguimos tropezando con la misma piedra una y otra vez? Esto es debido a que en el momento en el que decidimos posponer una actividad recibimos un alivio inmediato puesto que nos hemos prometido realizarla más tarde.

Hasta aquí, queda definida la primera cara de la moneda, en la cual se puede percibir la acción de procrastinar como algo negativo. Ahora me toca tratar la segunda, porque toda moneda tiene dos caras. En la actualidad existen personas con una opinión algo diferente: “Las mejores decisiones se toman en el último minuto”. Según Frank Partnoy, escritor del libro “WAIT: The Art and Science of Delay”, la acción de esperar es un arte en lo que se refiere a planificación estratégica. Frank Partnoy indica que es fundamental que la gente aprenda a procrastinar, a pesar de que desde pequeños se nos haya enseñado que “no debe dejarse para mañana lo que se pueda hacer hoy”, puesto que insiste en que es muy importante darse un tiempo, ya que esto ayuda a tomar decisiones más objetivas debido a que las personas tienen sesgos, y es por eso, que afirma que saber esperar hasta el último minuto, puede aumentar las probabilidades de éxito en la toma de decisiones. Para respaldar esto Partnoy hace referencia a los sitios web para conocer pareja, donde la gente rechaza posibles candidatos con solo ver su foto. Partnoy da el ejemplo de “It’s just lunch”, un portal que anima a sus clientes a salir a comer con sus potenciales parejas en lugar de tomar decisiones rápidas.

¿Y qué opino yo de esto? ¿A favor o en contra de postergar actividades? Yo soy partidario realizar un trabajo cuanto antes y no proceder a su entrega hasta que se acerque la fecha tope, para así tener la oportunidad de hacer cambios si lo necesito. Personalmente considero que es la manera más adecuada de aumentar las posibilidades de tener un buen resultado final y de evitar remordimientos más adelante. Pero esta es mi música, tú has de reflexionar acerca de cuál es la tuya y averiguar qué es lo que mejor va contigo.

Referencias:

«¿Por qué fallan los planes?», FundAres, acceso el 23 de octubre de 2016,
http://www.fundares.com/coaching-individual-por-que-fallan-los-planes-12/.

«EL ARTE DE ESPERAR: TOMA DE DECISIONES DENTRO DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA», Blog de marketing universitario, acceso el 23 de octubre de 2016,
https://blogmarketinguniversitario.wordpress.com/2015/07/24/el-arte-de-esperar-toma-de-decisiones-dentro-de-la-planificacion-estrategica/.

«WAIT: The Art and Science of Delay», Frank Partnoy, acceso el 23 de octubre de 2016,
http://frankpartnoy.com/wait/.

Un viaje entre la improvisación y la planificación a corto plazo

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La verdad que llevo varios días dándole vueltas al contenido de este post y no me quedaba nunca claro el tema que quería tratar. Comienzo esta entrada en un autobús, volviendo de un viaje “express” a Madrid en el que he presenciado un Real Madrid – Athletic Club (Por si no lo sabéis, hemos perdido). Muchos pensaréis que estoy loco por estar a las 4 de la madrugada aquí teniendo que trabajar en unas horas, es probable que lo esté, pero, ¿Qué es la vida sin un poco de locura?

En estas 4 horas y pico de viaje se te pasan muchas cosas por la cabeza, buenas y malas, un poco de todo. En un momento de iluminación, como una bombilla que se enciende en mi cabeza (literalmente), se me viene una idea a la mente, ¿No es este un claro ejemplo de planificación a corto plazo?

Si lo habéis pensado, no, no os quiero hablar de lo que he hecho este fin de semana, sino que os quería comentar algunas ideas clave de este tipo de planificación, orientándome hacia el lado más interior de las personas. Primero de todo, ¿qué es esto de lo que hablo? Estoy seguro de que ya lo sabéis, pero por dejarlo claro, la planificación a corto plazo es el conjunto de tareas que pueden ser logradas desde un día a un año y no suelen ser demasiado complejas. Aunque no queramos, todos los días lo estamos practicando ya que al salir de casa todos tenemos en mente más o menos lo que queremos hacer esa jornada. Lo importante de este tipo de planificación es ponernos objetivos realistas, ya que, si te obcecas en conseguir tus sueños en ese mismo momento, cometerás abundantes errores que harán que te desanimes y probablemente, no lo vuelvas a intentar.

Visto lo que es planificar a corto plazo, me gustaría introducir un nuevo término a analizar, el de la improvisación. Muchas veces, en esos momentos en los que estamos bloqueados y no sabemos por dónde tirar puede llegar a ser muy útil. Esta acción se puede definir como “hacer algo de pronto, sin haberse preparado previamente o sin que el entorno lo espere”. Este tipo de actuación fomenta la creatividad, pero corres más riesgos de problemas y contratiempos que con la planificación a corto plazo. La improvisación está muy ligada a la imaginación, y estos son términos que se pueden considerar un “diamante en bruto”. Todos somos capaces de hacerlo, pero si no lo utilizamos correctamente no podremos sacarle todo su partido.

Hay personas que prefieren tenerlo todo bajo control y otras que prefieren dejar en manos de la improvisación todo lo que ocurra. En mi opinión, la balanza debe estar equilibrada entre planificar e improvisar, e incluso ambas deben alimentarse mutuamente para poderlas aprovechar satisfactoriamente. La clave está en encontrar qué es lo suficientemente importante para planificarlo al detalle y lo que se puede dejar un poco más al azar. Un estudio realizado por el doctor Robert Epstein indica que el 25% de nuestra felicidad depende de cómo manejemos el estrés, en lo que tus actividades del día a día y como las organices tienen una gran influencia. No debes dejar que las cosas sucedan solas, porque seguramente caerás en la rutina y dejarás de planificar. Normalmente la rutina se asocia a una excesiva planificación, pero no tiene por qué ser así. Ambas tendencias en exceso, llevan a la persona que lo realiza (e incluso a los de su alrededor) a unos resultados desastrosos.

Unos párrafos atrás, comentaba que la vida sin un poco de locura, perdía su atractivo y creo que en parte se debe a los dos términos con los que he tratado en este post. Cuando tu vida va sobre un guion y no te desvías de el por nada, lo más probable es que pierdas la motivación e incluso la confianza en ti mismo. Te conviertes en una especie de robot que tiene automatizados todos sus movimientos. Para evitar eso, es cuando debe entrar en escena la improvisación. En mi caso, esta escapada ha sido fruto de una conversación con otra persona hace no demasiado tiempo en la que ni nos imaginábamos que terminaríamos con esta idea en la cabeza. Como es lógico, se realizó una planificación de viaje para llegar al destino, pero para alcanzar esto, hubo que darle la palabra a la espontaneidad y ser flexible con los planes que estaban hasta ese momento en la agenda (llena de trabajos, entregas, etc…).

Para terminar, ahora que el sueño puede conmigo y el día va amaneciendo, quiero dar por finalizado este post con una frase de Paulo Coelho que leí hace tiempo y por experiencia propia, os recomendaría que tuvieseis muy en cuenta…

Si piensas que la aventura es PELIGROSA, prueba la rutina… es MORTAL

Motivación y optimismo, la mejor medicina

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Haga de cada fracaso un peldaño de la escalera que le llevará al éxito”. Es una frase pronunciada por John C. Maxwell, escritor, orador y coach especializado en el liderazgo. Pensemos por un momento en todas las situaciones negativas que nos pueden pasar en la vida. La pérdida de un ser querido, el diagnóstico de una enfermedad grave, una ruptura sentimental, perder un trabajo, etc. Son situaciones verdaderamente difíciles, que marcan nuestras vidas y que en ningún momento podemos prever. Sin embargo y a pesar de las circunstancias, como todo en la vida, tienen un lado positivo.

Si cada vez que en nuestra vida nos encontrásemos una situación parecida, no supiéramos ver el lado positivo y salir de ella, sería imposible continuar adelante para afrontar nuevas situaciones y no solo eso, las personas que están en nuestro entorno también se verían afectadas y el mundo se nos caería encima. A pesar de ello, como somos seres sociables y nos apoyamos mutuamente, somos capaces de superar todo obstáculo que se interponga en nuestro camino. Pero para ello necesitamos motivación.

El diccionario de Real Academia Española de la Lengua define el término motivar como “influir en el ánimo de alguien para que proceda de un determinado modo”. Pero la motivación por sí sola no funciona, debe ir de la mano de su compañero de viaje, el optimismo. Es muy importante saber gestionar ambos aspectos ya que si alguno de los dos falla, el otro tampoco se sostiene. Y esto mismo se puede trasladar al ámbito de las empresas.

Cualquier directivo en una empresa tiene que ser capaz de gestionar, no solamente un equipo de personas, sino las circunstancias que rodean al equipo, y transmitir motivación y optimismo. Siempre habrá tareas que no gusten a todo el mundo, o proyectos que sean muy repetitivos que hasta a él mismo no le agraden. Pero en todo momento debe ser capaz de gestionar y transmitir optimismo y motivación. Aunque a veces lo más fácil es cerrarse en el despacho, dar órdenes, realizar seguimientos, echar broncas y salir puntual para no dedicar un minuto de más a la empresa. Pero entonces esa persona no es un líder, sino que se convierte en un jefe tradicional. Y convertirse en jefe genera desconfianza, desmotivación y falta de compromiso en el resto de integrantes del equipo.

En la situación opuesta, cuando tanto motivación como optimismo están presentes, junto con una buena planificación estratégica, las cosas funcionan mejor. Todo el personal de la empresa acude a su trabajo cada día con ganas de aportar lo mejor de si mismo. Además, simplemente marcando unas directrices generales a partir de las cuales se alcancen los objetivos, todos ellos se pueden lograr. Para llevar a cabo un seguimiento efectivo, únicamente bastará con establecer reuniones periódicas, en la que los miembros del equipo muestren su progreso y en el caso de que algo no funcione, los demás miembros aportarán ideas de mejora y el director podrá redistribuir el trabajo para que todas las tareas vayan al día. A sí mismo, las decisiones tomadas por el líder serán fruto del consenso de todos los participantes de la reunión, por lo que se tomarán como propias y se generará un entorno de compromiso y responsabilidad.

En el caso de que alguno de los miembros del equipo no adquiera el compromiso general, no podrá ser partícipe del proyecto y por lo tanto no se integrará adecuadamente en el funcionamiento del equipo. Si se produce esta situación, el líder deberá escuchar los argumentos de la persona y tratar de persuadirle, siempre desde una perspectiva de comprensión y actitud positiva, para encauzar la situación. Si no lo consigue y la persona no se integra adecuadamente en el equipo, no podrá participar en el proyecto común.

Otra circunstancia posible puede ser el fracaso del proyecto, en cuyo caso, el director deberá reunirse con todos los miembros del equipo para analizar el porqué del fracaso. Esta circunstancia servirá como lección para futuros proyectos, siempre evaluando los errores cometidos desde una perspectiva positiva y manteniendo ese espíritu de motivación hacia los demás.

En conclusión, como todo en la vida, una decisión puede ser errónea, una planificación puede estar mal hecha y un proyecto puede fracasar, pero siempre se puede sacar algo de lo que aprender. Para conseguir un objetivo o alcanzar una meta, con optimismo y motivación se podrá alcanzar sin problema ninguno, y la satisfacción general del grupo será un aspecto que fortalecerá y cohesionará al equipo de trabajo, de tal forma que todos: empresa, directivos, empleados y clientes, saldrán beneficiados.

Planificación a medio plazo, la gran olvidada

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Dont forgetNormalmente asociamos la planificación estratégica al mundo de las empresas y de directivos con altos cargos y grandes despachos. La realidad es distinta. La planificación estratégica la debe emplear cualquier persona en su vida cotidiana. Puedes pensar que ya lo haces, y hasta cierto punto es así, pero probablemente no del modo correcto.

Desde mi punto de vista, las personas tendemos a planificar a corto y a largo plazo, es decir, lo que vamos a hacer los próximos días (ej. El martes me voy a apuntar a una academia de inglés) y lo que se pretende conseguir en un periodo de uno o dos años (ej. En dos años vivir en Estados Unidos). La planificación a medio plazo suele ser la gran olvidada en estos casos y, tal y como yo lo veo, es muy importante planificarse a medio plazo. ¿Por qué? si ya se los que hacer los próximos días y lo que quiero alcanzar en unos años, ¿para qué tengo que planificar a medio plazo?

Mi respuesta es que si uno no planifica en vista a dos, tres o hasta cinco meses corre el riesgo de ir en la dirección equivocada hacia sus objetivos a largo plazo o incluso estancarse. Es más, bajo mi punto de vista es muy complicado conseguir fijar objetivos de gran valor a corto plazo, mientras que a medio plazo se pueden fijar objetivos medibles de un alcance importante y dirigirlos hacia un objetivo mayor (ej. En cinco meses me voy a sacar el First Certificate). De este modo, los objetivos fijados a largo plazo que inicialmente parecían inalcanzables van cogiendo forma y cada vez se ve más posible el alcanzarlos y de este modo nos motivan a seguir adelante.

Como conclusión, es importante que planifiquemos en nuestra vida diaria, desde un plazo corto hasta un plazo largo, sin olvidarnos nunca del plazo medio. Este último nos marcará los objetivos para alcanzar metas mayores y nos proporcionará un contexto en el que actuar.

¿Por qué es necesario tener una buena estrategia?

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business plan tree

El desarrollo de una buena estrategia requiere de tiempo y del compromiso de las personas con cargos superiores y con gran experiencia en la organización. Si no se dispone de los recursos necesarios, el resultado de realizar una mala planificación normalmente es peor que no realizar ninguna.

Así que, ¿por qué desarrollar una estrategia? ¿por qué invertir tiempo en la planificación?

En primer lugar, se necesita una estrategia para así poder establecer quién se encargará de la dirección de la compañía, y en segundo lugar, cuáles serán las prioridades a la hora de alcanzar los objetivos. De esta manera, cada miembro de la organización podrá saber en qué aspectos centrarse primero para una adecuada consecución de las metas.

Una vez definida la dirección estratégica, es fundamental que todos los departamentos de la organización estén alineados hacia unos objetivos comunes, y siempre colaborando de manera conjunta hacia una misma dirección.

Una vez que se hayan priorizado las actividades necesarias para alcanzar el éxito, es más fácil tomar decisiones sobre las nuevas ideas o iniciativas potenciales que, de no haber una estrategia definida, podrían mezclarse con las actividades principales, pudiendo impedir incluso la consecución de los objetivos principales de la compañía.

En muchas ocasiones, los mandos superiores de las organizaciones tienen definida una estrategia y las actividades a realizar para llevarla a cabo, pero si esa estrategia no se transforma en una fluida comunicación con el personal de la empresa, éstos no van a ser conscientes de las metas que se pretenden alcanzar, ni de cómo deben comportarse para ello. Esto conlleva en ocasiones a ralentizar el éxito de la empresa, y a entorpecer la dirección real a la que se deberían dirigir. Por lo tanto, es muy importante que, además de una buena estrategia, haya un amplio canal de comunicación que abarque a todas las partes involucradas en la organización.

Una vez se haya reconocido la necesidad de realizar una planificación estratégica, hay que obtener la aceptación y el compromiso del equipo de liderazgo y del resto de la organización.

Objetivos ¿Ambigüedad o precisión?

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SMART

En una de las primeras clases de esta nueva experiencia en Deusto, me topé con un término que me pareció interesante: los objetivos SMART. Ya había escuchado antes de ellos, pero no me había tomado el tiempo de investigar a fondo. Así que, empecemos!!!

Hoy en día, la planificación estratégica es de suma importancia en todas las organizaciones, ya que debe existir una hoja de ruta que sirva de guía para lograr los objetivos planteados. Pero ¿Cómo planteo mis objetivos?

Una de las opciones es hacer objetivos inteligentes. SMART incluye 5 criterios para poder establecer objetivos, éstos criterios fueron desarrollados por Peter Draker.

  • Specific / Específico: Los objetivos no deben ser ambiguos, se debe definir de manera muy clara qué es lo que se quiere lograr.
  • Measurable / Medible: Todos los objetivos que nos planteemos, tienen que ser tangibles. Debe haber alguna medición que de evidencia de que el objetivo se está cumpliendo o no.
  • Achievable / Alcanzable: Por más retador que sea un objetivo, se debe asegurar que se pueda lograr.
  • Relevant / Relevante: Los objetivos deben ser importantes tanto para la organización como para los empleados.
  • Time-bound / Fecha de compromiso: El objetivo debe estar delimitado en el tiempo; ya que teniendo una fecha de conclusión, la organización se está comprometiendo a hacer todo lo posible para lograr ese objetivo en el tiempo planificado.

Para entender mejor, veamos un ejemplo de un objetivo: “Capacitar al recurso humano”

¿Es este un objetivo SMART? Como ya mencioné, para que un objetivo sea SMART, debe cumplir con los 5 criterios anteriores, y este objetivo claramente no lo es. Entonces ¿qué hago para que mi objetivo realmente sea SMART?. Hay que modificar y cumplir algunos puntos:

  • S: “Realizar un programa de capacitación en seguridad de la información para el personal del área de TI”. Con este criterio estamos diciendo que haremos un programa en específico para determinado grupo de empleados.
  • M: “Cumplir con el 100% del programa de capacitación en seguridad de la información para el personal del área de TI”. ¿Qué pasa si añadimos un número? de esta manera podrá ser comparado contra un resultado real para ver si el objetivo se cumplió o no.
  • A: “Cumplir con al menos el 90% del programa de capacitación en seguridad de la información para el personal del área de TI”. ¿Realmente debemos cumplir con el 100% del programa? En algunas ocasiones, por tratar de quedar bien, solemos colocar términos como: “lograremos el 100% de … “, “duplicaremos las ventas”, etc. ¿Pero es esto algo realista? Para esto se debe realizar un análisis real y ver si esto sería posible o no.
  • R: ¿Es realmente ese 90% algo relevante para la organización? En esta parte podemos agregar mayor importancia mencionando que capacitaremos a todo el personal de TI y de esta manera estamos siendo más específicos aún, y por lo tanto va a ser de mayor importancia para toda la organización: “Cumplir con al menos el 90% del programa de capacitación en seguridad de la información para todo el personal del área de TI”.
  • T: Debemos atar el objetivo al tiempo, es decir que debemos ser claros al decir cuándo vamos a lograr este objetivo: “Cumplir con al menos el 90% del programa de capacitación en seguridad de la información para todo el personal del área de TI para el 15 de diciembre del presente año”.

Tal vez parezca un objetivo demasiado largo, pero debemos considerar que si no llegamos a este nivel específico, va ser más difícil identificar si existe alguna oportunidad de mejora.

¿Entonces? Ya conoces un poco de los objetivo SMART… Tú elijes: ¿Ambigüedad o precisión?

 

¿Planificar significa predecir el futuro?

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planificacionLos cambios que se ven actualmente son a velocidad extrema, aventurarse en lo que ocurrirá en los próximos dos años o más, es muy arriesgado y poco fiable.

Es por esta incertidumbre resulta muy eficaz planear mediante guiones estratégicos, pues el hecho de planificar no nos permitirá predecir el futuro, para lo cual veamos que significa un guión estratégico.

Un guión, es una secuencia de escenas que siguen un orden y una dirección según las ocurrencias presentadas. Como el futuro es completamente incierto, es aconsejable estar preparado frente a situaciones diversas y a menudo extremas. Cuando realizamos el análisis interno y externo conocemos lo que podría ocurrir.

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