Gestión del Conocimiento

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En esta ocasión me gustaría hablar sobre la gestión del conocimiento a nivel empresarial, su importancia, relación con los objetivos de la empresa, sistemas de información… Ya que en el mundo de la tecnología acostumbramos a centrarnos mucho en las tendencias, en métodos de dirección, formas de hacer negocio, contratar trabajadores eficientes, los mejores sistemas… Pero nos olvidamos del mayor tesoro de la empresa: el conocimiento que posee. Lo que sabe una empresa es lo que permite ser competitivo, lo que le permite hacer las cosas bien, y muchas veces no se gestiona correctamente, hay fugas, se pierden oportunidades…

Antes que nada, voy a presentar una serie de definiciones que considero necesarias para entender el texto:

  • Dato: Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción. Ejemplos: un número de teléfono o el nombre de una persona, sólo, sin contexto ni nada.
  • Información: conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor.
  • Conocimiento: El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no sólo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que también esta en rutinas organizativas, procesos, prácticas, y normas.
  • Propiedad Intelectual: ideas, productos… fruto de la creatividad, que pueden ser fruto de negocio. Esto puede incluir el ámbito artístico, la música… Pero en nuestro caso, nos vamos a centrar en las ideas que pueden suponer la creación de productos propios de una organización, y por tanto oportunidad de negocio.
  • Sistema de información: Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Una vez aclarados ciertos conceptos podemos pasar al tema que nos compete. Cuando pensamos en los activos más importantes de las organizaciones siempre pensamos en los sistemas que posee, hardware y software de alta calidad y prestaciones, trabajadores competentes, grandes jefes… Pero el mayor activo de una empresa es su conocimiento. Y, en mi opinión, principalmente los know-how y la IP (Propiedad Intelectual), así como las buenas prácticas. De poco sirve tener buenos trabajadores si estos no comparten lo que saben, si no se gestionan correctamente las ideas generadas y se pierden, y si se llega a un correcto funcionamiento de departamentos o grupos de trabajadores, pero no se registra y se comparte el sistema por el cuál está funcionando todo tan bien. El conocimiento no compartido es conocimiento perdido.

Así pues, desde el punto de vista del know-how y las buenas prácticas, es necesario asegurar el registro y la disponibilidad del conocimiento, fomentar espacios y condiciones adecuadas para el intercambio de conocimientos, así como proveer las condiciones para compartir y crear nuevo conocimiento. Esto se puede hacer, por una parte, haciendo uso de “técnicas” o formas de fomentación de interacción entre trabajadores, como pueden ser las reuniones, pequeñas “fiestas” u otras formas de interacción social dentro del ámbito profesional. Pero, por otra parte, esto puede hacerse mediante el uso de sistemas informáticos. El uso de intranet, extranet, data mining, IA, sistemas de soporte para la toma de decisiones… Todos conocidos y usados en muchos casos, pero sin conocer realmente la importancia que pueden llegar a tener. Hay que buscar que el trabajador se sienta parte de la empresa, genere ideas, conocimiento, lo registre, lo comparta y haga uso del conocimiento existente.

Por otra parte, centrándonos en la IP, es importantísimo asegurar su correcta gestión. Seleccionar un lugar de almacenamiento seguro, realizar correctamente el procesado de la información que puede ser de interés para el desarrollo de productos, facilitar el acceso al mismo por parte de las personas que lo necesiten, gestionar los controles de acceso, asegurar la seguridad de la infraestructura… Además de todo esto, es interesante tener en plantilla, o realizar una contratación externa, personas que conozcan este ámbito, y puedan ayudarnos a gestionar nuestros productos, tanto legalmente como desde el punto de vista de gestión general.

El conocimiento tácito existente en las personas es esencial en el buen funcionamiento de una organización, y este se pierde si estas personas dejan la organización, además de que no se aprovechan de manera adecuada y puede llevar a cometer los mismos errores. Para ello, por ejemplo, se puede hacer uso de la documentación de conocimiento, la publicación de manera interna en la empresa por medio de sistemas de compartición…

Desde el punto de vista clásico de los sistemas de información, como sistema de apoyo a la dirección de la empresa/departamento y la ayuda en la toma de decisiones, el concepto de conocimiento resulta esencial. Pero no bastan con contar con un buen sistema que procese rápido, la información generada debe ser analizada y se debe llevar a cabo una correcta reflexión por parte de las personas, se debe llegar a ciertas conclusiones, y si este conocimiento generado resulta de interés, compartirlo e incluso utilizarlo para realimentar el sistema de información.

En resumen, la gestión del conocimiento puede ayudar a cualquier empresa, y en muchos casos puede ser esencial para el éxito de la organización. Para ello, se debe hacer un uso correcto de los sistemas de información y los sistemas informáticos en general, seguir una pautas y corregir nuestro camino cuando sea necesario apoyándonos en el conocimiento generado dentro de la empresa.

¿Por qué es importante la propiedad intelectual en la actualidad?

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Muchos de vosotros pensaréis que la propiedad intelectual no sirve ahora mismo (en la actualidad) para nada en absoluto. Bueno, si es así vuestro caso, voy a tratar de convenceros de lo contrario. Si por el contrario pensáis de ante mano que la propiedad intelectual es vital hoy en día, corroboraré  vuestro pensar y daré algunas pinceladas sobre el porqué es tan importante que quizás no conozcáis.

Lo primero de todo, ¿qué creéis que necesitan los países de hoy en día teniendo en cuenta que estamos en una crisis económica mundial? La respuesta es sencilla, ¿verdad?

Los países de hoy en día necesitan tener un desarrollo económico y social sostenible en el tiempo que les permita alcanzar unos mínimos para poder salir de una situación precaria provocada por la crisis. En eso estaremos de acuerdo al menos, ¿no?

Ahora os preguntaréis, ¿y qué tiene eso que ver con la dichosa propiedad intelectual? Bueno, mi deber durante este breve post va a ser el de conseguir que comprendáis la relación que hay entre la propiedad intelectual y las necesidades de hoy en día de cualquier país: conseguir un desarrollo económico y social sostenible en el tiempo.

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Los controles para mitigar los riesgos asociados a la propiedad intelectual

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En mi post anterior hablé sobre los diferentes riesgos relacionados con la propiedad intelectual. Estuvimos hablando tanto de los riesgos externos como de los internos y recordamos que ambos son de igual importancia, es decir, no podemos dejar de contemplar ni a los unos ni a los otros.

En este post quiero hablar sobre los diferentes controles que se pueden aplicar en las empresas para estos riesgos. Estos controles nos servirán de escudo contra estas amenazas y les servirán a las empresas para saber si están fallando (en caso de que éstas los estén empleando) o si simplemente no se están aplicando.

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Los controles que os iré mencionando y recomendando en este post son algunos de los muchos que están presentes en la ISO 27002. Esta ISO es un estándar para la seguridad de la información publicado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC). También deciros que la última versión de este estándar se publicó en el año 2013; con esto lo único que pretendo es concienciaros de que no es un estándar obsoleto y en desuso.

Retomando el tema de los controles, ¿qué tipo de controles aplicaríamos contra los riesgos externos? ¿Y contra los riesgos internos? ¿Qué controles tendríamos que aplicar para mitigar los riesgos relacionados con los ciberataques? ¿Y para mitigar aquellos relacionados con el espionaje corporativo?

En este post os iré dando una serie de recomendaciones sobre qué controles aplicar para mitigar los riesgos que mencioné en mi anterior post: ciberataques (riesgo externo) y espionaje corporativo (riesgo interno). Para ello, seguiremos los controles que nos proporciona el estándar ISO 27002.

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¿Dónde está el verdadero riesgo asociado a la propiedad intelectual en las empresas?

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A menudo, cuando oímos hablar sobre los riesgos asociados o vinculados con la propiedad intelectual nos suelen venir a la cabeza casos de robo, plagio o apoderamiento del conocimiento o de las obras de algunos autores sin el consentimiento de éstos.

Uno de los riesgos principales que tiene que contemplar una empresa es el de que sus conocimientos puedan ser robados. El problema viene cuando la empresa solamente piensa que les pueden robar sus conocimientos desde fuera. Además, suele ser bastante común que las empresas obsesionadas con creer ser el objetivo de todo tipo de ataques provenientes de fuera de la empresa para robar sus conocimientos o productos estén sumamente securizadas.

En este punto es cuando la empresa tiene dos problemas:

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  • Gasta demasiado dinero en prepararse de una forma exagerada contra ataques del exterior. Piensan, ¡no me va a robar ni el mismísimo agente 007!

 

  • No contemplan la posibilidad de que el robo de sus conocimientos, productos, activos… pueda producirse desde dentro de su propia compañía.

 

 

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La propiedad intelectual en países subdesarrollados

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“La propiedad intelectual es el conjunto de derechos que corresponden a los autores y a otros titulares (artistas, productores, organismos de radiodifusión…) respecto de las obras y prestaciones fruto de su producción”.

Esta definición esta sacada de la web del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte del gobierno de España. Si analizamos la definición y la observamos detenidamente, podemos llegar a la fácil conclusión de que la propiedad intelectual son unos derechos que tienen los autores sobres las obras que ellos crean. Estos derechos les sirven entre otras cosas para estar protegidos. Es decir, para que no les plagien sus obras, para que no les roben sus creaciones, para que los usuarios que quieran utilizarlas tengan que pagar unas licencias (en caso de que el autor así lo desee)…

Aparentemente, estos derechos intentan realizar una especie de justicia sobre el autor; reconociéndole todos los derechos de su creación fruto del intelecto de su mente humana. Aparentemente estos derechos hacen justicia protegiendo al usuario de posibles plagios, robos u otro tipo de infracciones que violen sus derechos. Aparentemente estos derechos hacen justicia dándole la posibilidad al autor de poder vender licencias a los usuarios que quieran utilizar su creación.

Todo parece bastante “justo”, ¿verdad? Esto nos puede parecer así porque estamos acostumbrados a escuchar y oír sobre la propiedad intelectual en países desarrollados como España. Pero, ¿qué ocurriría si se diera una protección masiva de obras o creaciones en países subdesarrollados?

Si nos paramos a pensar sobre esta última pregunta nos podríamos dar cuenta de que la justicia que se intenta llevar a cabo con los derechos de la propiedad intelectual es una justicia para el creador; no para la sociedad. Esos derechos al único al que protegen es al autor, no miran por el bien común de la sociedad. Pongámonos en situación:

Supongamos por un momen2063-fotografia-gto que somos el presidente de un país subdesarrollado, llamémosle Povertyland. Como líderes y máximos responsables de Povertyland queremos lo mejor para nuestros ciudadanos y para la sociedad del país. Otro deber que tendríamos
como presidente es el de garantizar los derechos de la propiedad intelectual de nuestros ciudadanos; para ello, se establecerán un conjunto de leyes regidas por el Ministerio de Educación y Cultura que se encargasen de proteger esos derechos. Al ser un país subdesarrollado, no tendríamos los recursos suficientes desde el Ministerio de Educación y Cultura para poder garantizar una educación decente que les posibilitase a la mayoría de nuestros ciudadanos realizar estudios superiores y de investigación. Estando en esa situación, ¿nos convendría una protección masiva de obras o creaciones? ¿es siempre positivo y bueno que haya una alta cantidad de obras protegidas por los derechos de la propiedad intelectual?

Para ver la respuesta de las preguntas más fácilmente, os recordaré que estos derechos le dan al autor la posibilidad de establecer licencias que los usuarios tendrían que pagar para poder utilizar su creación. Dicho esto, supongamos que aquellos ciudadanos afortunados de Povertyland que han conseguido acabar sus estudios superiores,  han inventado una máquina para filtrar el agua. Miles de familiar podrían filtrar el agua que obtienen de pozos insalubres y convertir ese agua en agua potable. De esta manera, la sociedad de Povertyland podría auto-abastecerse de agua potable y mejoría notablemente la calidad de vida de las personas. Sin embargo, el inventor de la máquina decide establecer una licencia muy cara e inaccesible para el uso o explotación de la máquina. Dicho inventor estaría en su derecho de poder hacer eso, ya que los derechos de la propiedad intelectual así se lo permiten.

Ahora supongamos que como ese inventor hay otros miles que hacen lo mismo. En esta situación, ¿nos vendría bien esa protección masiva de creaciones? ¿Es justa esta situación que permite la propiedad intelectual para la sociedad?

Con estas preguntas, quiero llegar a la conclusión de que todo lo bueno tiene su parte mala y todo lo malo tiene su parte buena. No siempre este tipos de derechos hacia un individuo son positivos o justos con toda la sociedad. Y sobretodo, siempre hay gente interesada a los que les conviene una cosa y otros a los que les conviene la contraria. Siguiendo con el ejemplo que hemos planteado en el artículo, a los inventores les interesa que su patente tenga un precio elevado; ya que la necesidad de ese invento es muy grande y siempre habrá gente dispuesta a pagar por ello. De esta forma, ganarían muchísimo dinero y probablemente se hicieran ricos. Sin embargo, a la sociedad le interesa que ese tipo de inventos estén lo menos protegidos posibles para que puedan utilizarlos sin tener que pagar un precio desorbitado.pobrezaaa

En este punto, al final de mi artículo, es cuando me surgen las siguientes preguntas: ¿Es siempre razonable el precio de las licencias que los autores establecen sobre sus creaciones? ¿Es justo el precio que ponen muchos cantantes a sus obras a la hora de venderlas o de cobrar por su uso? ¿Debería haber más obras gratuitas? ¿Debería la tecnología tender hacia el software libre?

Con las respuestas a todas a todas estas preguntas podría hacer un nuevo artículo, pero, eso será en otra ocasión…