Continuamos hoy el post de la semana pasada, realizando algunas recomendaciones en formato \u201c11 h\u00e1bitos a instaurar en nuestro sistema operativo para una adecuada gesti\u00f3n del tiempo\u201d<\/p>\n
1.- Trabajar en compartimentos estancos<\/strong><\/p>\n No podemos estar concentrados, atender al tel\u00e9fono, ser interrumpidos, autosabotearnos con tareas que nos acabamos de acordar como pendientes, y querer ser eficientes. Hay que crear espacios de aislamiento (aunque sea de 10, 15 \u00f3 20 minutos) para ser productivos al m\u00e1ximo. \u00bfPodemos buscar esos espacios de focalizaci\u00f3n y concentraci\u00f3n para acabar trabajos pendientes? No hagas varias cosas a la vez. Si permites interrupciones propias o ajenas, te costar\u00e1 concentrarte y rendir\u00e1s mucho menos. Incluso la lectura del correo deber\u00eda llamarse \u201creuniones privadas con el ordenador\u201d, y c\u00f3mo no, tener dos o tres al d\u00eda y no constantemente.<\/p>\n 2.- Eliminar el m\u00e9todo LIFO<\/strong><\/p>\n No podemos aplicar el m\u00e9todo \u201cLast In, First Out\u201d, es decir, siempre me ocupo en lo que \u00faltimo aparece (ya sea una tarea que me piden, o algo que se me ocurre). Si tenemos una buena planificaci\u00f3n, con jerarqu\u00eda de prioridades, cualquier imprevisto sabremos asignarlo debidamente.<\/p>\n 3.- Educar a nuestro entorno en cu\u00e1ndo y por qu\u00e9 pueden interrumpirnos<\/strong><\/p>\n \u00bfPodemos educar a nuestro entorno cu\u00e1ndo es el mejor momento para los asuntos \u201cno urgentes\u201d? Es terrible ese sabotaje de la continua interrupci\u00f3n. Es mejor una reuni\u00f3n para cinco asuntos, que cinco interrupciones, por m\u00ednimas que sean. Recuerda: una tarea requiere un tiempo mayor cu\u00e1ntas m\u00e1s veces la interrumpimos.<\/p>\n 4.- Aprender a decir \u201cpara cu\u00e1ndo\u201d<\/strong><\/p>\n Solemos caer en el ya mencionado m\u00e9todo FIFO que cuando nos piden algo nuevo, lo dejamos todo para hacerlo. Si sabemos para cu\u00e1ndo es requerida esa tarea, nos puede dar tiempo a acabar lo que tenemos entre manos, y a continuaci\u00f3n concentrarnos en lo requerido. Cada nueva tarea ha de ser anotada, y agendada convenientemente en el plazo que lo requiera.<\/p>\n 5.- Aprender a decir \u201cno ahora\u201d<\/strong><\/p>\n Cu\u00e1ndo alguien nos pida una tarea fuera de nuestras funciones habituales de trabajo, debemos hacernos las siguientes preguntas: \u00bfcu\u00e1nto tiempo me va a llevar?, tengo realmente tiempo y energ\u00eda para la tarea extra?, \u00bfinvade mi tiempo personal?, \u00bfqu\u00e9 voy a dejar de hacer por no saber decir \u201cno\u201d? Es decir, antes de decir un \u201cs\u00ed\u201d valora todo el coste que ello va a suponer en el cumplimiento de tus tareas. \u00bfQuiz\u00e1 te encuentras en ese grupo de personas cuya asignatura pendiente es aprender a \u201cdecir no\u201d?<\/p>\n 6.- Trocear el elefante<\/strong><\/p>\n \u00bfPor qu\u00e9 tenemos la man\u00eda de querer hacer todo de una sola atacada? Si troce\u00e1ramos cada gran proyecto o tarea de forma que lo pudi\u00e9ramos delegar todo con sus respectivas acciones, duraci\u00f3n y fecha de cumplimiento, pasar\u00edan varias cosas: sabr\u00edamos realmente la dimensi\u00f3n (mayor o menor) del trabajo que hay que realizar, podr\u00edamos agendarlo y as\u00ed no estar con prisas al final, y sobre todo, podr\u00edamos delegar gran parte de esas funciones. La otra opci\u00f3n es buscar ese gran d\u00eda de 26 horas para hacerlo de golpe. La noticia es que nunca aparecer\u00e1, y acabaremos haci\u00e9ndolo de prisa y corriendo con las mencionadas desventajas: estr\u00e9s, errores y molestias a los dem\u00e1s.<\/p>\n 7- Empezar a trabajar en 2D<\/strong><\/p>\n Vaciemos nuestra cabeza. Dejemos de usarla para memorizar tareas. Es agotador, invade nuestro tiempo personal, y nos hace cometer errores. Debemos plasmar todas nuestras tareas en papel (o en pantalla). Ello nos permitir\u00e1 recurrir a este \u201cinventario\u201d para jerarquizar y posteriormente seleccionar las tareas a realizar en el d\u00eda. Trabajar en 3 dimensiones (o en la cabeza) es inviable y poco productivo. El cerebro est\u00e1 para resolver y crear, no como fichero de tareas.<\/p>\n 8.- Jerarquizar y planificar<\/strong><\/p>\n \u00bfC\u00f3mo solemos empezar el d\u00eda? Muchas veces con lo m\u00e1s f\u00e1cil, para as\u00ed tener la satisfacci\u00f3n de acabar algo. Deber\u00edamos tener una lista de nuestras tareas en funci\u00f3n de su urgencia, y de ah\u00ed extraer qu\u00e9 debemos hacer en nuestro d\u00eda. Cuando hemos acabado lo urgente, entonces podremos ir comi\u00e9ndonos \u201ctrozos de elefantes\u201d que evitar\u00e1 que en el futuro estemos trabajando como bomberos (sin olvidar que somos los pir\u00f3manos por no haber planificado y jerarquizado con tiempo). No te sientes delante del ordenador sin una lista clara de prioridades.<\/p>\n 9.- Eliminar nuestros ladrones de tiempo<\/strong><\/p>\n Siempre pensamos que los ladrones de tiempo son otros. Pues va a ser que no. Los otros suponen un imprevisto, y depender\u00e1 de la tem\u00e1tica, pero sobre todo de c\u00f3mo yo lo gestione para que se convierta en un ladr\u00f3n de tiempo. Dej\u00e9monos de victimismo. El mayor ladr\u00f3n de tiempo soy yo, cuando me disperso, me saboteo, trabajo desmotivado, tengo desorganizada la informaci\u00f3n, me interrumpo con facilidad, no s\u00e9 decir no, no jerarquizo ni planifico, etc. Muy habitualmente somos nosotros mismos quienes permitimos y producimos los ladrones de tiempo.<\/p>\n \u00a010.- Definir el<\/strong>\u00a0<\/span>\u201casunto\u201d de cada mail y usar un mail para cada cosa<\/strong><\/p>\n \u00bfSabes distinguir el tema y la urgencia de todos los email que recibes o tienes archivados leyendo el \u201casunto\u201d? Este es uno de los grandes errores en la gesti\u00f3n del correo electr\u00f3nico. Cada email deber\u00eda mostrar muy claro de qu\u00e9 asunto se trata. Ello ayudar\u00eda a distinguir r\u00e1pidamente su urgencia y sobre todo ayudar\u00eda a la b\u00fasqueda posterior. Para no contribuir al caos organizativo de los dem\u00e1s, empieza hoy mandando un mail para cada asunto a tratar; pon en copia solamente a los imprescindibles; y piensa qu\u00e9 poner como \u201casunto\u201d para que sea evidente para emisor y receptor el tema del que trata dicho mail.<\/p>\n 11.- Hacer reuniones \u201cde pie y al sol\u201d<\/strong><\/p>\n \u00bfQu\u00e9 pasar\u00eda si llev\u00e1ramos a cabo nuestras reuniones de pie y al sol? Seguramente durar\u00edan un 10% de lo que actualmente empleamos. Es imprescindible saber gestionar reuniones: establecer orden del d\u00eda, duraci\u00f3n de cada asunto, coordinador que corte discursos ramificados y haga participar a todos, asistencia de s\u00f3lo quienes deban estar por el asunto que se trata, etc. Pero por encima de todo, debe saberse cu\u00e1ndo acaba, para poder cumplir con la planificaci\u00f3n.<\/p>\n En fin, si aplic\u00e1ramos todos estos peque\u00f1os h\u00e1bitos, posiblemente descubrir\u00edamos que podemos ser m\u00e1s productivos, con todas las consecuencias que ello conllevar\u00e1: satisfacci\u00f3n, realizaci\u00f3n personal, paz mental, y calidad de vida.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n \u00a9 Foto de Howard Cheng<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Continuamos hoy el post de la semana pasada, realizando algunas recomendaciones en formato \u201c11 h\u00e1bitos a instaurar en nuestro sistema operativo para una adecuada gesti\u00f3n del tiempo\u201d 1.- Trabajar en compartimentos estancos No podemos estar concentrados, atender al tel\u00e9fono, ser interrumpidos, autosabotearnos con tareas que nos acabamos de acordar como pendientes, y querer ser eficientes…. <\/p>\n