¡Cuánto nos cuesta ser verdaderamente dueños de nuestro tiempo!. En el post de hoy, compartiré algunos principios a tener en cuenta, y algunos errores básicos en los que muchos incurrimos. Dejaré para un siguiente post algunos hábitos que nos pueden hacer ser más eficientes en la gestión de dicho tesoro.
Me basaré, ¡cómo no!, en años de experiencia personal como directivo y como coach, y en un libro que animo a leer a aquellos que deseen mejorar su calidad de vida: “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferriss.
Algunos principios a tener en cuenta:
- Cuántas más horas trabajas, más probabilidad hay de que termines siendo poco efectivo y productivo, tanto en el corto como en el largo plazo.
- La clave del éxito no es trabajar muchas horas, sino trabajar de forma inteligente.
- Hay una gran diferencia entre estar ocupado y ser productivo.
- Una reflexión interesante es la que nos brinda el Principio de Pareto: concentrémonos en ese 20% que produce un 80%. En ese caso, ¿qué tendríamos que empezar a dejar de hacer hoy?
- Una tarea requiere un tiempo mayor cuántas más veces la interrumpimos.
- Para una tarea corta siempre se encuentra un minuto, pero nunca para una larga.
- “La diferencia entre gente con éxito y gente con mucho éxito es que éstos dicen “no” a casi todo” (Warren Buffet).
Algunos errores frecuentes en la gestión del tiempo:
A continuación enumero algunos errores habituales en la gestión de nuestro tiempo. Léelos con atención y señala en cuáles de ellos incurres. De esta forma quizá compruebes que somos muy habitualmente nuestros propios saboteadores de nuestro tiempo, y así dejarás de echar la culpa a “la carga de trabajo” o “al resto del mundo”.
1.- Posponer lo complejo
¿Cómo nos sentimos cuando posponemos un asunto complejo con la frase “ya me pondré a ello cuando encuentre tiempo”? ¿Y cuándo realmente encontraremos “ese” tiempo? Posiblemente cuando menos tiempo tengamos. Eso sí, el estrés, los posibles errores por las prisas, el romper la planificación de otros debido a nuestra urgencia, serán las consecuencias de esta dilación, y además, conviviremos muchos días con una latente preocupación por la tarea postpuesta hasta que nos pongamos a ella.
2.- Trabajar en 3 dimensiones
Solemos llevar toda la información en nuestra cabeza, en 3D. Cada vez que vamos a hacer algo, miramos al techo para seleccionar qué toca hacer ahora, o dejamos a la “bandeja de entrada del correo” que nos marque el orden de tareas. ¿Consecuencia? Nuestra mente siempre ocupada con el trabajo (incluso en el tiempo familiar), algo se nos olvidará, y nunca habrá un momento para la mejora o la creatividad. Prueba a escribir listados de las tareas pendientes y “tacha” convenientemente cada tarea resuelta.
3.- Trabajar en lo urgente
Ello supone que siempre estamos apagando fuegos. Pero ¿quién es el “pirómano”? Nosotros mismos por no saber planificar, trocear, delegar y agendar las tareas, para de esta manera tener un control sobre todo el trabajo pendiente.
4.- Calcular mal el tiempo de ejecución
Podemos imaginar dos personas que deben hacer el mismo trabajo. Una lo planifica para una hora, y la otra lo planifica para tres horas. Pero ambas lo hacen en dos horas. ¿Cómo se sentirá el uno y el otro? Para el primero será frustración, mientras el segundo estará contento porque tiene una hora para adelantar asuntos pendientes. Tenemos experiencia suficiente para determinar con gran precisión el tiempo que nos llevará una tarea. Dediquemos un minuto a hacerlo y agendarla convenientemente.
5.- No tener un momento asignado del día para cada tarea
¿Tenemos planificado en qué momento vamos a hacer las tareas más difíciles, complejas o tediosas, teniendo en cuenta nuestros biorritmos y/o el mejor momento del día? ¿Tenemos claro en qué momento del día situamos las tareas más sencillas? ¿Te sucede alguna vez que asignas a tu tiempo más productivo una tarea poco importante?
6.- La Ley de Parkinson
Esta ley afirma que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. O dicho de otra manera, cuánto más tiempo se tenga, más tiempo divagará la mente y las pequeñeces lo hincharán hasta consumir todo el tiempo. ¿Solución? Acotar el tiempo fuerza a la concentración y a centrarnos en lo importante.
¿Cuántos de estos principios los señalarías como parte de tus errores gestionando tu tiempo? La semana que viene, compartiré algunas soluciones.
Foto © Hartwig HKD (Time jumper)
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La gestión del tiempo es muy importante. Para una empresa, el tiempo es primordial, ya que debe ser lo más productivo posible. Por eso, existen softwares de gestión. Por ejemplo, software de gestión de flotas, para controlar y gestionar las flotas de vechículos, ahorrando así tiempo y recursos.
¡Un saludo!