Un regalo: algunos hábitos a instaurar para mejorar la gestión de nuestro tiempo (by Juan Ferrer)

Continuamos hoy el post de la semana pasada, realizando algunas recomendaciones en formato “11 hábitos a instaurar en nuestro sistema operativo para una adecuada gestión del tiempo”

1.- Trabajar en compartimentos estancos

No podemos estar concentrados, atender al teléfono, ser interrumpidos, autosabotearnos con tareas que nos acabamos de acordar como pendientes, y querer ser eficientes. Hay que crear espacios de aislamiento (aunque sea de 10, 15 ó 20 minutos) para ser productivos al máximo. ¿Podemos buscar esos espacios de focalización y concentración para acabar trabajos pendientes? No hagas varias cosas a la vez. Si permites interrupciones propias o ajenas, te costará concentrarte y rendirás mucho menos. Incluso la lectura del correo debería llamarse “reuniones privadas con el ordenador”, y cómo no, tener dos o tres al día y no constantemente.

2.- Eliminar el método LIFO

No podemos aplicar el método “Last In, First Out”, es decir, siempre me ocupo en lo que último aparece (ya sea una tarea que me piden, o algo que se me ocurre). Si tenemos una buena planificación, con jerarquía de prioridades, cualquier imprevisto sabremos asignarlo debidamente.

3.- Educar a nuestro entorno en cuándo y por qué pueden interrumpirnos

¿Podemos educar a nuestro entorno cuándo es el mejor momento para los asuntos “no urgentes”? Es terrible ese sabotaje de la continua interrupción. Es mejor una reunión para cinco asuntos, que cinco interrupciones, por mínimas que sean. Recuerda: una tarea requiere un tiempo mayor cuántas más veces la interrumpimos.

4.- Aprender a decir “para cuándo”

Solemos caer en el ya mencionado método FIFO que cuando nos piden algo nuevo, lo dejamos todo para hacerlo. Si sabemos para cuándo es requerida esa tarea, nos puede dar tiempo a acabar lo que tenemos entre manos, y a continuación concentrarnos en lo requerido. Cada nueva tarea ha de ser anotada, y agendada convenientemente en el plazo que lo requiera.

5.- Aprender a decir “no ahora”

Cuándo alguien nos pida una tarea fuera de nuestras funciones habituales de trabajo, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿cuánto tiempo me va a llevar?, tengo realmente tiempo y energía para la tarea extra?, ¿invade mi tiempo personal?, ¿qué voy a dejar de hacer por no saber decir “no”? Es decir, antes de decir un “sí” valora todo el coste que ello va a suponer en el cumplimiento de tus tareas. ¿Quizá te encuentras en ese grupo de personas cuya asignatura pendiente es aprender a “decir no”?

6.- Trocear el elefante

¿Por qué tenemos la manía de querer hacer todo de una sola atacada? Si troceáramos cada gran proyecto o tarea de forma que lo pudiéramos delegar todo con sus respectivas acciones, duración y fecha de cumplimiento, pasarían varias cosas: sabríamos realmente la dimensión (mayor o menor) del trabajo que hay que realizar, podríamos agendarlo y así no estar con prisas al final, y sobre todo, podríamos delegar gran parte de esas funciones. La otra opción es buscar ese gran día de 26 horas para hacerlo de golpe. La noticia es que nunca aparecerá, y acabaremos haciéndolo de prisa y corriendo con las mencionadas desventajas: estrés, errores y molestias a los demás.

7- Empezar a trabajar en 2D

Vaciemos nuestra cabeza. Dejemos de usarla para memorizar tareas. Es agotador, invade nuestro tiempo personal, y nos hace cometer errores. Debemos plasmar todas nuestras tareas en papel (o en pantalla). Ello nos permitirá recurrir a este “inventario” para jerarquizar y posteriormente seleccionar las tareas a realizar en el día. Trabajar en 3 dimensiones (o en la cabeza) es inviable y poco productivo. El cerebro está para resolver y crear, no como fichero de tareas.

8.- Jerarquizar y planificar

¿Cómo solemos empezar el día? Muchas veces con lo más fácil, para así tener la satisfacción de acabar algo. Deberíamos tener una lista de nuestras tareas en función de su urgencia, y de ahí extraer qué debemos hacer en nuestro día. Cuando hemos acabado lo urgente, entonces podremos ir comiéndonos “trozos de elefantes” que evitará que en el futuro estemos trabajando como bomberos (sin olvidar que somos los pirómanos por no haber planificado y jerarquizado con tiempo). No te sientes delante del ordenador sin una lista clara de prioridades.

9.- Eliminar nuestros ladrones de tiempo

Siempre pensamos que los ladrones de tiempo son otros. Pues va a ser que no. Los otros suponen un imprevisto, y dependerá de la temática, pero sobre todo de cómo yo lo gestione para que se convierta en un ladrón de tiempo. Dejémonos de victimismo. El mayor ladrón de tiempo soy yo, cuando me disperso, me saboteo, trabajo desmotivado, tengo desorganizada la información, me interrumpo con facilidad, no sé decir no, no jerarquizo ni planifico, etc. Muy habitualmente somos nosotros mismos quienes permitimos y producimos los ladrones de tiempo.

10.- Definir el “asunto” de cada mail y usar un mail para cada cosa

¿Sabes distinguir el tema y la urgencia de todos los email que recibes o tienes archivados leyendo el “asunto”? Este es uno de los grandes errores en la gestión del correo electrónico. Cada email debería mostrar muy claro de qué asunto se trata. Ello ayudaría a distinguir rápidamente su urgencia y sobre todo ayudaría a la búsqueda posterior. Para no contribuir al caos organizativo de los demás, empieza hoy mandando un mail para cada asunto a tratar; pon en copia solamente a los imprescindibles; y piensa qué poner como “asunto” para que sea evidente para emisor y receptor el tema del que trata dicho mail.

11.- Hacer reuniones “de pie y al sol”

¿Qué pasaría si lleváramos a cabo nuestras reuniones de pie y al sol? Seguramente durarían un 10% de lo que actualmente empleamos. Es imprescindible saber gestionar reuniones: establecer orden del día, duración de cada asunto, coordinador que corte discursos ramificados y haga participar a todos, asistencia de sólo quienes deban estar por el asunto que se trata, etc. Pero por encima de todo, debe saberse cuándo acaba, para poder cumplir con la planificación.

En fin, si aplicáramos todos estos pequeños hábitos, posiblemente descubriríamos que podemos ser más productivos, con todas las consecuencias que ello conllevará: satisfacción, realización personal, paz mental, y calidad de vida.