Cómo hacer presentaciones de empresa visuales y que llamen la atención (By Alex Rayón)

Se le atribuye a Antoine de Saint-Exupery, autor de “El principito”, la frase “La perfección se alcanza no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Básicamente, podemos resumir la idea en que la perfección, a nivel de diseño y presentación de contenidos, se alcanza a través de un enfoque minimalista.

Esta cita simplemente la he usado como una excusa para enfatizar que la visualización de información no es un tema trivial. Esto, en el mundo del marketing, es de una importancia considerable. Las empresas hacen innumerables presentaciones; de productos, de servicios, de proyectos, de campañas de marketing, etc. Hoy, lo que queremos destacar en este contexto, son las ideas básicas sobre cómo hacer presentaciones visuales y que llamen la atención de nuestros interesados.

La visualización de información es una mezcla entre narrativa, diseño y estadística. Estos tres campos tienen que ir inexorablemente unidos para no correr el peligro de perderse con la interpretación de la idea a través de estímulos visuales. Y es que las buenas representaciones gráficas, deben cumplir una serie de características: señalar relaciones, tendencias o patrones; explorar datos para inferir nuevo conocimiento; facilitar el entendimiento de un concepto, idea o hecho; permitir la observación de una realidad desde diferentes puntos de vista; y permitir recordar una idea. ¿Cumplen estas características tus presentaciones? Si no es el caso, revísalas.

La representación visual es una forma de expresión más. Como las matemáticas, la música, la pintura o la escritura, tiene una serie de reglas que respetar. Hoy en día, en que la cantidad de datos y la tecnología ya no son un problema, el reto para las empresas recae en conocer los conceptos básicos de representación visual. Es lo que se ha venido a conocer como la ciencia del Visual Analytics, definida como la ciencia del razonamiento analítico facilitado a través de interfaces visuales interactivas. De ahí que hoy en día los medios de comunicación utilicen cada vez estas representaciones gráficas de datos e información con las que podemos interactuar. El uso de representaciones visuales e interactivas de elementos abstractos permite ampliar y mejorar el procesamiento cognitivo. Y esto, gusta por lo tanto mucho a los medios que se dedican a divulgar noticias. Por lo tanto, para las empresas, en su terreno, debiera despertar el mismo interés.

Ya sabemos esa máxima de que “una imagen vale más que mil palabras”. De ahí que para nuestra organización una presentación de información que fomente un entendimiento eficiente de la misma, es una oportunidad de llamar la atención, y por lo tanto, despertar interés hacia nuestro producto, servicio, empresa, etc. Las infografías entran dentro de esta tendencia que en el mundo de la empresa se está dando. Sin embargo, una infografía es buena si es funcional como un martillo, multicapa como una cebolla, y exacta y bonita como una ecuación matemática. De nuevo; unas reglas que cumplir, como toda forma de expresión.

Hay muchos teóricos y autores que se han dedicado a generar teoría y práctica en este campo de la representación visual de información. De hecho, la historia de la visualización no es algo realmente nuevo. En el Siglo XVII, ya destacaron autores como Joseph Priestley y William Playfair. Más tarde, en el Siglo XIX, podemos citar a John Snow, Charles J. Minard y F. Nightingale como los más relevantes (destacando especialmente el primero, que a través de una representación geográfico logró contener una plaga de cólera en Londres. Ya en el Siglo XX, Jacques Bertin, John Tukey, Edward Tufte y Leland Wilkinson son los autores más citados en lo que a visualización y representación de la información se refiere.

Tufte es quizás el autor más citado. Su libro “The Visual Display of Quantitative Information”, una biblia para los equipos de preparación de presentaciones eficientes y rigurosas. De hecho, los principios de Tufte, los podemos resumir en la integridad gráfica y el diseño estético. Siempre destaca cómo los atributos más importantes el color, el tamaño, la orientación y el lugar de la página donde presentamos una gráfica. Y es que, por mucho que nos sorprenda o por simple que nos parezca, la codificación del valor (datos univariados, bivariados o multivariados) y la codificación de la relación de valores (líneas, mapas, diagramas, etc.), no es un asunto trivial. Quizás la referencia más importante de todo esto que estamos hablando se encuentre en el artículo que en 1985 escribieron Cleveland y McGill, titulado “Ranking of elementary perceptual tasks”. Como puede verse, las gráficas no dejan de ser otro herramienta cognitiva más que debe cuidarse.

Hoy en día, estos principios de visualización de información, resultan fundamentales. Con las Tecnologías de la Información y la Comunicación, y especialmente, con Internet, se multiplican las fuentes donde las empresas pueden buscar información, se diversifican los formatos en los que obtienen los datos y, por lo tanto, también deben cambiar las formas en las que presentan sus trabajos y proyectos. Las presentaciones de diapositivas siguen siendo una opción. De hecho, siguen siendo la opción preferida por los equipos de comunicación y marketing. Pero se pueden completar con nuevas herramientas que permiten incluir video, recursos web, añadir movimiento, realizar exposiciones más visuales e interactivas, etc.. Alguna de estas herramientas para que las empresas modernicen las presentaciones son:

  • Padlet: una manera muy visual de presentar a través de un gran muro o corcho virtual donde se pueden colocar textos, archivos o enlaces. Similar a otros como Glogster, pero que añade un componente colaborativo interesante, pudiendo en equipo varios ser autores del mural, y así comentarios, completarlo, revisarlo, etc.
  • Prezi: un lienzo muy visual que permite crear exposiciones dinámicas y muy atractivas. Como todo cuadro (de hecho fue creado por un artista), se pueden ir añadiendo elementos sin límite alguno, para luego crear transiciones de unos elementos a otros, mediante zooms y movimientos por un entorno interactivo.
  • PhotoPeach: permite crear presentaciones de imágenes, con transiciones, a las que se puede añadir música y texto sobrepuesto.
  • FlixTime: dispone de opciones para crear vídeos a partir de imágenes, música y otros vídeos.

Existen un largo listado de herramientas. Hemos rescatado unas pocas solo a efectos de ilustrar una nueva manera de comunicar ideas e información. Pero, como decíamos al comienzo, el discurso no debe ser tecnológico. El discurso debe ser de diseño de información, y de considerar los principios a respetar para que nuestras gráficas impacten a nuestra audiencia.

¿Está tu empresa ya preparada? 🙂

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Alex Rayón Jerez

"Apasionado de la tecnología, la economía y la educación. Bueno, y si puedo mezclar todo eso, mejor :-)"​

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  1. Avatar Lucas Chiquito dice:

    Excelente información Alex !!!
    Me supongo que esta disciplina esta en la mente del ser humano hace cientos de años cuando trataba de explicar su experiencia en el mundo y definitivamente las herramientas digitales expanden esta forma de expresarnos a un nivel muy alto.

    Saludos desde Medellin, Colombia.

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