Al terminar la especialidad de marketing, tuve la oportunidad de trabajar para una multinacional tecnológica en Bruselas en el marco de las becas Global Training.
Nada más comenzar, participé en la organización del evento corporativo anual sobre Innovación Tecnológica en la Salud. Se trataba de uno de los eventos clave en la industria, en el que participaban tanto clientes como partners y expertos del sector. Fue un auténtico desafío poner todo en marcha antes del evento, ya que contábamos con un pequeño equipo y teníamos el tiempo justo (apenas un par de meses) para finalizar los preparativos. A pesar de ello el evento fue un gran éxito. Por eso, me gustaría compartir con vosotros algunos consejos que aprendí y que espero que os ayuden si en algún momento tenéis que organizar un evento similar:
1. Busca a los expertos ¡no te quedes solo!
Si cuentas con un pequeño equipo y el presupuesto lo permite, es aconsejable contactar con una agencia local especializada que se encargue de gestionar los proveedores, el material visual y el catering más adecuados para el tipo de evento que estás organizando.
De ese modo, puedes dedicar todas tus energías a las tareas principales: diseñar la agenda y los temas de las conferencias, contactar a los ponentes e invitados, etc.
2. La coordinación es clave
La coordinación de las distintas partes involucradas es imprescindible para el éxito. Por tanto, especialmente si externalizas parte de la organización, asegúrate de tener reuniones o llamadas de seguimiento con todas (TODAS) las partes involucradas tan a menudo como sea necesario.
3. Define un tema principal pensando en tu audiencia y objetivos
¿Se trata de un evento de fidelización de clientes? ¿Es un debate con los partners sobre las últimas novedades dentro de la industria? ¿O la presentación comercial de un nuevo producto?
Uno de los principales mandamientos del marketing es tener en cuenta en todo momento a tu público objetivo (en este caso, tu audiencia). Piensa en quiénes son tus invitados, define claramente tus objetivos y a partir de ahí plantea un tema principal en torno al que gire el evento.
Tu evento tendrá un enfoque y tono distintos si va dirigido a expertos tecnológicos del sector, a clientes o si se trata de un evento abierto al público.
4. Sácale juego a la agenda
Si se trata de un evento con diversas conferencias en un día, lo ideal es buscar el equilibrio entre ponencias y debates para dar un mayor dinamismo a la agenda.
Por ejemplo, tras una ponencia de un experto en un asunto determinado, resulta interesante hacer un debate sobre ese tema con personas de distintos ámbitos: alguien interno de la propia empresa, un cliente que represente un caso de éxito y una persona con influencia en esa industria. La diversidad de puntos de vista mantendrá el tono del evento más interesante.
5. Experimentar para recordar
Una imagen vale más que mil palabras. Sin embargo, aquello que se experimenta se recuerda aún mejor que lo que se ve (o se oye).
Especialmente cuando se trata de nuevas tecnologías, contar con stands para demostraciones de nuevos productos y aplicaciones permitirá a los asistentes interactuar de primera mano con esas innovaciones.
Además de darle un toque diferencial a tu evento, el hecho de poder experimentar con nuevas tecnologías causará un mayor impacto en los invitados que simplemente oír hablar de ellas.
6. No te olvides de las pausas ¡y utilízalas!
Tan importante como diseñar el contenido de la agenda, lo es dedicar las suficientes pausas. No quieres que tus invitados acaben mirando el reloj mientras sueñan con la hora de levantarse del asiento.
Asegúrate de dedicar una pequeña pausa entre ponencia y ponencia, como máximo cada hora y media, y combínalas con otras pausas más largas.
Además, las pausas pueden dar mucho más de sí que un mero descanso. Optimiza el tiempo de tu evento de la mejor manera posible, por ejemplo habilitando espacios para networking durante las pausas.
7. Espera lo inesperado
Guárdate un as en la en la manga y estate preparado para resolver cualquier imprevisto que pueda aparecer a última hora (porque aparecerá).
Por mucho que esté todo bajo control, siempre va a haber alguna circunstancia que te pille desprevenido. En mi caso fue una huelga de transporte público en el día del evento. En esos casos, intenta mantener la calma, tómatelo con sentido del humor y ¡saca tu lado más creativo para sobrellevar la situación!
Una buena gestión de un imprevisto puede ser una gran oportunidad para crear un impacto positivo en los asistentes y diluir la tensión.
Alejandra Cabos
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