La gestión de proyectos es una competencia profesional relevante en cualquier sector de actividad. Tanto o más importante que los conocimientos que adquirimos en nuestra formación, lo son las habilidades y las actitudes que desarrollamos y que demostramos en un puesto de trabajo. En este sentido, aquello que puede hacernos destacar y diferenciarnos de otras personas es el desarrollo de competencias, una de ellas, la gestión de proyectos.
No sólo en el mercado laboral es relevante la capacidad de gestionar proyectos, en el área académica, es decir, en cualquier programa de grado universitario, se desarrollan multitud de proyectos colaborativos que ponen a prueba nuestra capacidad como gestores de proyectos.
¿Y qué hay que hacer para ser un buen gestor de proyectos?
- Constituir un equipo de trabajo y hacer partícipe a todo el equipo en la definición y el alcance del proyecto. Esto es, cuando en un equipo todos sus miembros son conocedores de los objetivos que se persiguen y participan en la definición de los límites y de los resultados esperados del proyecto, aumentan sus posibilidades de éxito.
- Definir las fases del proyecto de forma detallada y realista. La definición de las tareas y subtareas de un proyecto es decisiva y cuanto mayor nivel de detalle exista, mayor claridad y nivel de desarrollo habrá por parte de los miembros del proyecto. Mediante un Diagrama de Gantt podemos exponer gráficamente el listado de actividades o tareas de un proyecto y su temporalización. Para ello, Gantter es una herramienta tecnológica on-line y gratuita que nos facilita este proceso y muchas otras funciones relacionadas con la gestión de proyectos.
- Realizar una asignación de responsables realista y equitativa. A la hora de asignar responsables a las tareas y subtareas del proyecto, hay que tener en cuenta los intereses, las fortalezas y las limitaciones de los miembros del equipo y equilibrar la carga de trabajo entre ellos. “El todo es más que la suma de las partes”. Aristóteles.
- Tener un control constante sobre el desarrollo del proyecto. Para evitar sorpresas de última hora, es muy importante ser consciente en todo momento del estado actual de cada tarea y del proyecto en general. Forma parte de nuestra competencia de gestión de proyectos nuestra capacidad a la hora de revisar si se está cumpliendo la planificación, si se están cumpliendo los objetivos y si todos los miembros del equipo llevan a cabo las tareas asignadas. Esto no quiere decir que no se puedan realizar ajustes en la planificación, estos ajustes no son negativos, quiere decir que también somos capaces de ajustar la planificación a las necesidades que van surgiendo.
- Utilizar herramientas de comunicación y de colaboración. El trabajo en equipo es otra competencia que está necesariamente relacionada con la gestión de proyectos. Para ser un buen gestor de proyectos es necesario utilizar herramientas que permitan tener una comunicación fluida entre los miembros del equipo y que permita tomar decisiones sobre el desarrollo del proyecto. Gracias a herramientas colaborativas como “Google docs” podemos trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar junto con nuestro equipo de proyecto, comunicarnos y debatir determinadas cuestiones.
Para evaluar la competencia de gestión de proyectos, en la Universidad de Deusto se está llevando a cabo una investigación en la que participan cerca de 300 alumnos de la Universidad. La investigación dirigida por Iratxe Menchaca,consiste en estudiar los datos extraídos del uso que realizan los alumnos de las herramientas Gantter y Google Docs, para analizar su competencia de gestión de proyectos y ofrecerles un feedback continuado sobre su nivel de desarrollo de la competencia. Los resultados del estudio se conocerán hacia final de año y permitirán dar un paso adelante en la mejora de los procesos de evaluación de competencias.
Iratxe Mentxaka Sierra
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