Las 9 leyes de la gestión del tiempo que nos ayudarán en nuestro día a día.

La capacidad de administrar bien el tiempo es considerada como una de las competencias más importantes, tanto en el ámbito académico y laboral como en el ámbito personal. Aunque todos somos conscientes del valor que tiene el tiempo en la actualidad, lo cierto es que pocas personas llevan a cabo una administración eficaz de su tiempo.

Principios y leyes de la gestión del tiempo

Durante años el tema de la gestión del tiempo ha sido objeto de estudio, llegando a establecerse una serie de leyes y principios que nos van a dar algunas claves para ser más eficientes a la hora de realizar las distintas tareas y actividades a las que tenemos que hacer frente. Estas leyes nos pueden a ayudar a entender cómo funcionamos y a hacer una planificación de nuestro tiempo más realista.

Ley de Parkinson

«Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización». Según esta ley, cuanto más tiempo tenemos para hacer una tarea más tardamos en hacerla. Es decir, si calculamos que una tarea nos va a llevar 2 horas, aunque en realidad se pueda hacer en menos tiempo, ocuparemos esas 2 horas, pero, si le asignamos sólo una hora, posiblemente podremos realizarla igual de bien en ese tiempo. El reto, por tanto, será asignar a cada tarea el tiempo suficiente, sin pasarnos ni quedarnos cortos.

Ley de Murphy

Es una de las más conocidas. Esta ley dice que «si algo puede salir mal, saldrá mal». Tendremos que tener esto en cuenta y dejar en nuestra planificación algo de tiempo extra para tener un margen de maniobra por si eso ocurre. Si todo va bien podremos disponer de ese tiempo «libre» para nosotros.

Principio de Pareto o regla de 80-20

Este principio dice que «el 20% de nuestro tiempo lo dedicamos a las cuestiones verdaderamente productivas e importantes, y el 80% restante lo dedicamos a cuestiones con menos productividad«. La clave está, por tanto, en concentrarse primero en ese 20% de cuestiones importantes y productivas.

Ley de Carlson

Esta Ley dice que «el trabajo interrumpido será menos efectivo y llevará más tiempo que el que se realiza de forma seguida». Por eso es importante que a la hora de estudiar o de hacer un trabajo, tratemos de evitar cualquier posible interrupción (apagando el móvil, cerrando la puerta de la habitación, avisando que no nos molesten durante el tiempo que vamos a estudiar, etc.).

Principio de Hawthorne

Dice que «trabajamos mejor y obtenemos resultados de mayor calidad si nos sentimos observados o con supervisión externa o control».

Ley de Eisenhower

Esta Ley parte de la premisa de que «debes enfocarte más en lo importante que en lo urgente«. Lo urgente es lo que debe solucionarse con rapidez y lo importante lo que tiene un gran valor para nosotros. Por lo general solemos darle prioridad a lo urgente y no a lo importante. Para evitarlo, ante una nueva tarea debemos preguntarnos ¿para qué? y ¿para cuándo?. Esto nos ayudará a identificar su urgencia e importancia. También se le considera un método que facilita la toma de decisiones, ya que al aplicarla debes jerarquizar las actividades y resolver qué es importante y qué no, en función de tus objetivos.

Ley de Illich

Afirma que «cada persona tiene una curva de rendimiento diferente y que pasado un cierto umbral de eficiencia este disminuye e incluso puede volverse negativo«, por ejemplo, si pasamos mucho tiempo seguido sin descanso nuestro rendimiento será menor.

Principio de Laborit

Este principio nos dice que a la hora de elegir las tareas que vamos a hacer, muchas de nuestras decisiones las tomamos por instinto, es decir, por lo general hacemos primero lo que nos gusta frente a lo que no nos gusta; lo fácil antes que lo difícil; lo que se hace rápido antes de aquello que nos lleva más tiempo; lo urgente antes que lo importante; lo que sabemos hacer antes que lo nuevo; lo que otros nos imponen antes de lo que nosotros elegimos.

Sabiendo esto podemos contrarrestar este principio para incrementar nuestra productividad y eficiencia de la siguiente manera: dividir las tareas grandes o complicadas en otras más pequeñas y sencillas, así nuestro cerebro no las identifica como complejas y las ejecutaremos antes; hacer las tareas que menos nos gustan primero, ya que suele ser el momento de mayor productividad; identificar las actividades que son importantes para nosotros y realizarlas primero, aunque haya otras más urgentes; proponernos como retos aquello que no sabemos hacer para estar más motivados a la hora de llevar a cabo tareas nuevas.

Ley de Fraisse

Dice que «cada persona tiene diferentes ritmos y momentos productivos«, por tanto es importante que conozcamos bien cuáles son los nuestros para planificar nuestras tareas en el horario de mayor productividad.

En resumen

Conociendo estas leyes y principios podemos utilizarlos a nuestro favor para hacer una mejor gestión de nuestro tiempo. Por ejemplo:

• Basándonos en Ley de Parkinson y en el principio de Hawthorne podemos establecer tiempos concretos para hacer cada tarea y ponernos plazos de finalización, pidiendo a otras personas que nos controlen o pregunten si ya hemos finalizado la tarea.
• La Ley Eisenhower nos puede ayudar a planificar cada tarea en función de nuestros objetivos y plazos de realización, teniendo en cuenta la importancia y la urgencia de cada trabajo.
• Teniendo en cuenta la Ley de Murphy, dejaremos siempre un tiempo de reserva o de seguridad por si lo necesitamos.
• Con la Ley de Pareto podemos identificar cuáles es ese 20% de actividades que nos genera el 80% de nuestros resultados y priorizarlas.
• Si tenemos en cuenta la Ley de Carlson y la de Illich, podemos planificar secuencias de tareas relacionadas y abordar cada una de las tareas en tiempos de trabajo concentrados sin interrupción para evitar la ineficiencia que producen las interrupciones.
• Por último, teniendo en cuenta el Principio de Laborit, la Ley de Illich y la Ley de Fraisse podemos planificar y adaptar nuestras tareas en función de cómo sean nuestros ritmos, momentos de máxima eficiencia y otros factores como nuestra motivación, nuestras habilidades, la importancia de la tarea, nuestras debilidades, etc.

Es importante también conocer qué es lo que nos motiva y utilizar recompensas para enfrentarnos a nuestras debilidades. De esa forma podremos reconocer y parar a tiempo aquellas situaciones que nos pueden distraer y nos van a hacer perder nuestro valioso tiempo.

Recursos digitales:

Infografía: Las 9 leyes de la gestión del tiempo