Google Calendar ofrece una funcionalidad no muy conocida pero sí muy práctica. Se trata de la búsqueda de huecos comunes. Es decir, Google Calendar, en función de las personas que estén invitadas a un evento, es capaz de decirnos, qué huecos tenemos en común. De esta forma, podemos mandar una invitación, sabiendo que tienen ese hueco libre en su agenda.

Para que esta función de Calendar funcione, es necesario que todas las personas que estén invitadas al evento, tengan compartido su calendario (si solemos trabajar con un grupo determinado de personas, podemos recomendarles la opción ;-). Una pregunta típica sería si el resto de compañeros van a  poder ver en detalle toda mi agenda. La respuesta es depende de si lo hemos configurado así, o si tan sólo hemos dado permisos para ver si estamos libres u ocupados (es el tipo de compartición de calendario más típica). Para ello, accedemos al apartado “Configurar y compartir” de nuestro calendario personal:

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Y en “Permisos de accesos”, compartimos nuestro calendario con la Universidad de Deusto. Si tan solo queremos que puedan consultar si a una hora concreta tengo disponibilidad, he de escoger la opción “Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)”:

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Una vez que llevado a cabo este paso por todas las personas que estén invitadas a un evento, para realizar la búsqueda de huecos comunes, tan solo he de seguir los siguientes pasos:

  • Crear el evento sin importar la franja horaria establecida y clicar sobre “Más opciones”:

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  • Añadir los invitados:

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  • Clicar sobre el menú “Ver disponibilidad”:

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  • ¡Listo! ya podremos ver la disponibilidad de los distintos invitados pudiendo así escoger un huevo libre común:

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Si tienes cualquier duda, puedes escribirnos a aula.tic@deusto.es, estaremos encantados de poder ayudarte.

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