Enemigos de la Productividad: 1 | Las Interrupciones

Las personas somos más eficientes cuanto menos tiempo empleamos en terminar.

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Mantener de forma intensa la concentración para emplearla en la tarea comprometida es clave de tu rendimiento, pero lo que ocurre a nuestro alrededor, que no siempre podemos controlar (visitas, móvil, e-mails, imprevistos, ding de los mensajes, alertas, conversaciones…) frecuentemente trabaja en nuestra contra. Te condenan a un ciclo continuo de trabajar y parar, trabajar y parar, trabajar y parar

  • Rompen tu ritmo de trabajo y tu concentración se debilita
  • Te enlentecen, retrasan y abren la puerta a otras tareas
  • Incrementan el olvido de datos e ideas relevantes
  • Generan ansiedad, estrés y frustración
  • Consumen la energía y motivación que requieren las prioridades
  • Dañan tu autoeficacia, porque no avanzas ni acabas con el proyecto
  • Debilitan tu reputación profesional porque merman la calidad de tu trabajo
  • Te hacen sentir que no estás en control, y que no eres dueño/a de tí

Una interrupción de un minuto nunca es un minuto de interrupción, sino que puede perfectamente llevarte hasta 10 minutos recuperar completamente tu concentración y el flujo de trabajo. Y no es realista pensar que existe una fórmula para evitar las interrupciones. Siempre las va a haber, es imposible eliminarlas completamente, debes aceptarlo. 

Pero hay que actuar: la creencia de que son inevitables no debe llevarte a la resignación o al sometimiento frustrante. Así que tenemos una primera herramienta:

No aceptes sumisamente las interrupciones

El problema no son tanto las interrupciones por sí mismas, que no están en nuestra zona de control, como carecer de un plan para afrontarlas: reducir su número, controlarlas y minimizar su impacto. Esto sí está en tu zonza de control y te permite recuperar el autodominio y el respeto por ti mismo/a. Así que tenemos una segunda herramienta:

Ten un Plan Contra Interrupciones

Para Alberto Pena, uno de los más amenos y mejores especialistas en productividad personal, un buen plan debe incluir:

1. Conoce a tu enemigo

Observa tu día a día y detecta las interrupciones más frecuentes o comunes y de mayor impacto  y valóralas entre 1 y 10 por su impacto y frecuencia.

2. Protege tu concentración

La concentración implica poner la energía atencional (mental y emocional) en tu flujo de trabajo, con el menor número de interrupciones. Recuerda que sin concentración, todas las demás cosas que nos llevan al éxito en el proyecto (creatividad, excelencia, dominio, calidad, rigor) se debilitan o pierden.

A veces eres tu propio enemigo/a para mantener tu concentración. Hay que trabajarla con determinación (“lo empiezo y no paro hasta acabarlo”) y voluntad deliberada para no distraerse o dispersarse. Algunas medidas que han servido a otros para dar un salto enorme en productividad incluyen:

  • Empieza con determinación: “voy a hacer mi trabajo y voy a evitar todas las interrupciones posibles”
  • Usa auriculares, oigas o no música: reducen la probabilidad de que te interrumpan
  • No eres multitarea. Una cosa cada vez. Recuerda el Mantra: “Empiezo y acabo”
  • Informa a los demás. Clientes, proveedores, compañeros/as de cuándo tienes mejor disponibilidad y de cuándo peor para atenderlos como se debe
  • Cierra todo: e-mail, notificaciones, RRSS, alertas… Organiza tiempos-valle en la jornada para ellos
  • Redacta bien y sé preciso/a en los e-mails para que no haya que interrumpirte con aclaraciones
  • Comunica a tus compañeros/as cuándo necesitas tiempo de concentración
  • Evita a los pesados/as y graciosos/as. Lo que de verdad no tiene gracia es ser improductivo/a
  • Móvil en silencio, boca abajo y sin vibración y que no te pasen llamadas
  • Cuando el enemigo eres tú mismo/a, divide la tarea en bloques de trabajo de 20/25 minutos y activa tu plena concentración. Ya sabes cómo abordarlos: “empiezo y acabo”.

 

3. No cedas ni cambies

Aún así, es posible que haya algunas interrupciones. Lo más peligroso es aceptar automática o sumisamente la interrupción: no permitas que una interrupción te haga cambiar de tarea. Como recuerda A. Pena: No es tanto caer en una interrupción (a veces es inevitable) como atenderla, dejar que desvíe tu atención, aceptar la nueva tarea y abandonar la que tenías.

4 Sencillas pero poderosas reglas que pueden ayudarte

  • Recuerda tu objetivo a lograr, cuándo y para qué es importante tu tarea
  • Pospón la tarea que acaba de llegar, prográmala para cuando te sea más conveniente, no te dejes llevar por la presión de momento o de la persona
  • Delega, no siempre debe tocarnos a nosotros
  • Negocia, propón nuevos plazos, el alcance o el dimensionamiento de la nueva tarea

Una última regla, aunque quizás no la menos importante: No interrumpas tú. Y si debes hacerlo, redúcela al mínimo imprescindible y pide permiso antes: “necesito que prepares un informe sobre X para Y. Me bastan 10 minutos para comentártelo. ¿Cuándo te viene bien que nos veamos?”

Puede que el que ocurran interrupciones quede fuera de tu control, pero parar y atenderlas es cosa tuya:

Ten un plan y cúmplelo.

Esteban Vicente

 

ESTEBAN VICENTE CRUZ

· Profesor de la Deusto Business School

· Profesor del Master Dual en Emprendimiento en Acción

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