A medida que el mundo evoluciona y la tecnología avanza, lo que antes se consideraba innecesario e ineficiente ahora es una necesidad y una realidad. Las tendencias cambian, y hoy en día tenemos que estar preparados para trabajar, estudiar, colaborar de forma remota, ya sea desde casa o desde cualquier otro lugar que no se considere una oficina o aula tradicional.
Como consecuencia de la Covid-19, esta práctica en remoto es cada vez más común y ha tenido que ser adoptada en buena parte del mundo por un elevado número de empresas, universidades y colegios. Por eso, como usuarios debemos mantenernos al día y adaptarnos a estas nuevas formas de colaborar y comunicarnos. Realmente no importa si el grupo de trabajo está a solo una oficina de distancia o si cada miembro está en un país diferente. Una buena comunicación y el uso de las herramientas adecuadas es lo único que se necesita para tener éxito.
Debemos identificar la necesidad, investigar qué herramientas existen, probarlas y, finalmente, decantarnos por la que mejor cubra nuestras necesidades. En los casos en los que las herramientas vengan definidas por el responsable de liderar el proyecto, más fácil aún, sólo habría que estudiar esas herramientas “impuestas”.
En este artículo te explicamos las 10 herramientas que te ayudarán a trabajar en remoto con tus compañeros. Para ser más prácticos las hemos dividido en 4 categorías:
- Videoconferencias
- Almacenamiento y uso compartido de archivos
- Colaboración y gestión de tareas
- Chat
Cada herramienta tiene sus pros y sus contras y su elección dependerá en gran medida de tus necesidades y las de tu equipo.
[1] Videoconferencias
La comunicación es clave. Poder comunicarse con los miembros de tu equipo juega un papel crucial en la gestión exitosa en remoto, a día de hoy, para realizar una conferencia estas serían las opciones más interesantes hoy día:
Con muchas integraciones y la opción de configurar reuniones solo por invitación, Zoom se ha convertido en el estándar de videoconferencia. Siempre que se necesite discutir un gran proyecto o explicar tareas que son complicadas, Zoom permite colaborar con tu equipo de una manera sencilla.
Zoom es una herramienta de videoconferencia gratuita con versiones de pago pensadas para uso empresarial. Con la versión gratuita se pueden tener conferencias de hasta 40 minutos con un máximo de 100 participantes, con el inconveniente de no poder grabarse para visualizarlas en otro momento. Con las versiones de pago, que empiezan desde 14€/mes, se pueden tener hasta 500 participantes, retransmitir las conferencias en redes sociales, guardar en la nube copias de las conferencias…
PROS
- Se puede utilizar desde cualquier dispositivo: tablet, ordenador, móvil…
- Buena calidad de vídeo aunque tu conexión no sea muy buena
- Capacidad de compartir pantalla, enviar archivos multimedia…
- No hace falta registrarse ni descargar un programa para usar la aplicación
CONTRAS
- Ha tenido ciertos problemas de seguridad y privacidad.
- Si se usa una cuenta premium, el administrador puede saber demasiados detalles de los participantes: saber si quita la aplicación de la pantalla, si hace mucho que no participa…
Google Meet y Google Hangouts son herramientas excelentes para comunicarte con tu equipo o con un miembro específico. Google Meet es una herramienta gratuita para usuarios de Google Suite y Google Hangouts, además de ser una herramienta gratuita proporcionada por Google, es muy fácil de usar y una plataforma muy estable. Los Hangouts de Google también ofrecen una forma sencilla de chatear con los miembros de su equipo. Cada año, más y más empresas adoptan Google como su principal plataforma de comunicación.
PROS
- Incluye 30GB de almacenamiento en la nube
- Administra bien grupos grandes de usuarios
- Muchas opciones de compartir pantalla
CONTRAS
- Es necesario tener una cuenta de GSuite para usarlo, con unos precios que empiezan desde 5€ al mes
- El número máximo de usuarios es de 250, menos que Zoom de pago
Al igual que la plataforma de Google, Microsoft Teams permite compartir información al instante, realizar un seguimiento de las conversaciones y tener conversaciones en tiempo real con el equipo de trabajo en remoto. Repleto de características y algunas integraciones bastante agradables, Microsoft Teams es una excelente alternativa para aquellos que buscan administrar diferentes equipos.
Microsoft Teams es una herramienta de trabajo que engloba todas las herramientas de Microsoft, por lo que se pueden usar en un único lugar todas las opciones que te dan Skype, Office…. Te permite crear equipos de trabajo para diferentes proyectos, compartir archivos, generar documentos colaborativos y también tiene la opción de realizar videoconferencias. Tiene diferentes planes de precios que empiezan desde 4,20€/mes.
PROS
- Reuniones y llamadas gratuitas
- Colaboración en tiempo real en documentos Office
- Hasta 10GB de almacenamiento en la nube
CONTRAS
- Es necesario descargarse una aplicación y darse de alta en el servicio Microsoft 365 para usarlo
- El número máximo de usuarios es de 300, menos que Zoom de pago
- Como herramienta de trabajo colaborativo es muy completa, pero puede ser demasiado potente si solo quiere usarse para videoconferencias
EN RESUMEN…
Si solo se busca una herramienta para videoconferencia y la empresa es pequeña, con Zoom gratuito es suficiente. En el caso de contar con más trabajadores, y que se esté trabajando ya con GSuite, lo mejor es aprovechar que en ese caso Google Meet no tiene un coste extra. Por último, si se busca una solución a nivel más global de la empresa, que no sea solo para reuniones sino para organizar internamente los proyectos, Microsoft Teams ofrece muchas opciones interesantes.
[2] Almacenamiento y uso compartido de archivos
Ningún trabajo estaría completo si no hubiera forma de almacenarlo o compartirlo con los otros miembros. Con la disponibilidad del almacenamiento en la nube, pasar información en una memoria USB es cosa del pasado. Las opciones de almacenamiento en la nube son más seguras, rápidas y convenientes.
Muchos consideran que esta es la mejor herramienta para compartir archivos. La interfaz es muy fácil de usar, incluso para aquellos que nunca antes la habían probado, y las opciones para compartir son variadas.
Los documentos almacenados en carpetas y los documentos que están flotando se encuentran de manera sencilla en la barra de búsqueda para que puedan ser compartidos de manera sencilla con miembros del equipo. También permite la colaboración en tiempo real en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
PROS
- Hasta 15GB de almacenamiento en el plan gratuito
- Capacidad de trabajar varios usuarios sobre el mismo documento simultáneamente
- Opción de descargarse una aplicación para poder trabajar offline en algunos documentos (al volver a tener Internet se sincronizará con los archivos de la nube)
CONTRAS
- No se pueden proteger con contraseña los documentos compartidos
- La opción de tener en la nube todo y descargar solo el archivo que necesites en ese momento solo está disponible en la versión de pago.
- Solo puedes compartir los contenidos con otras personas que tengan Google Drive también
Con Dropbox estamos ante lo que probablemente sea el servicio de intercambio de archivos más popular. Permite crear carpetas fácilmente y colaborar con otros miembros sin perder tiempo. Repleto de características interesantes, esta es una excelente opción para equipos remotos.
Los planes de empresa empiezan desde 10€/mes/usuario.
PROS
- Herramienta independiente que te ofrece el servicio de almacenamiento y nada más. Las otras opciones vienen en packs con otros servicios.
- Puedes compartir los contenidos con personas que no tengan Dropbox
- Puedes compartir carpetas enteras, o solo archivos sueltos, mediante un enlace
CONTRAS
- No poder trabajar simultáneamente varias personas en el mismo documento
- Tan solo 2GB en el plan gratuito
En los últimos años, Microsoft se ha visto obligado a mejorar y adoptar nuevas tecnologías para mantenerse al día con la competencia. Sin embargo, ha sabido hacerlo muy bien. La interfaz de One Drive no es tan intuitiva como Google Drive, pero no carece de ninguna función y es la herramienta preferida por algunos usuarios avanzados. Permite trabajar y editar documentos en tiempo real con sus socios y miembros del equipo.
PROS
- Al ser una aplicación de Microsoft, trabajas con tipos de documentos que la mayoría de la gente conoce bien: Word, Excel, Powerpoint…
CONTRAS
- Solo está disponible en sistemas Windows
- Solo 5 GB en el plan gratuito
EN RESUMEN…
Google Drive y One Drive ofrecen servicios muy similares. La versión gratuita de Google Drive te da más almacenamiento, por lo que puede ser más interesante si tienes muchos contenidos que compartir, además de poder utilizarlo en ordenadores que no usen Windows. Por otro lado, las soluciones de pago tanto de Google como Microsoft te hacen pagar por servicios muy completos que tal vez no se ajusten a lo que necesitas. Si solo necesitas almacenamiento y uso compartido de archivos (y no quieres videoconferencias, o cuenta de correo gmail…) Dropbox es la solución que se ajusta a ello.
[3] Colaboración y gestión de tareas
La gestión de tareas y la colaboración son tan importantes como la comunicación cuando se trabaja con equipos remotos. Cuantos más miembros del equipo haya y más complejas se vuelvan las tareas, más se necesitará una herramienta de gestión de tareas que facilite la vida.
Una herramienta muy popular, y definitivamente una gran opción cuando todo el equipo trabaja de forma remota. Ser capaz de realizar un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto es extremadamente importante para mantener todo en orden. El trabajo en equipo ayuda a hacer precisamente eso, lo que le permitirá administrar un equipo sin problemas.
La versión gratuita permite tener 2 proyectos abiertos y hasta 5 usuarios. A partir de ahi, desde 10$/mes se pueden tener más de 300 proyectos abiertos a la vez.
PROS
- [-]
CONTRAS
- Teamwork Desk no tiene versión gratuita
Casi todas las oficinas han utilizado Slack. Se encuentra entre los programas más populares debido a su interfaz fácil de usar y al hecho de que se puede integrar con cientos de aplicaciones y programas. Puede configurar recordatorios, compartir archivos y todas las demás funciones que puede ofrecer una plataforma de este tipo.
Cuenta con una versión gratuita y, si no es suficiente, el plan de pago más simple son 6,25€/mes.
La plataforma Zoho no solo permite comunicarse con sus socios y miembros remotos del equipo. De hecho, el intercambio de archivos, la colaboración e incluso la integración de plataformas sociales hacen de esta una herramienta poderosa para su equipo. Al igual que con Google Drive y One Drive, puede crear documentos y exportarlos.
La versión gratuita permite solo hasta 3 usuarios y los planes de pago empiezan en 12€/mes.
PROS
- Buen servicio de soporte
- No suele tener caídas del servidor
CONTRAS
- Cuesta un poco aprender a usar la herramienta
- La búsqueda solo funciona dentro del proyecto en el que estás, no puedes hacer una búsqueda para varios proyectos a la vez
[4] Chat
Servicio de mensajería que se utiliza para mantener conversaciones de persona a persona o en grupo (de hasta 200.000 personas). Al igual que en WhatsApp se pueden enviar mensajes por texto, audio e incluso realizar videollamadas. Esta app está más enfocada en la velocidad y seguridad que Whatsapp. Es súper rápida, simple y gratis. Además, se sincronizan a la perfección a través de cualquiera de tus teléfonos, tablets o computadoras.
MARTA IRAOLA · COlaboradora en la Unidad Dual.
Apasionada de la Tecnología y del Marketing Digital en todas sus facetas. Entusiasta de gadgets de todo topo, especialemente de Apple. Siempre probando nuevas herramientas y tendencias.
Fundadora y Gerente de DonosTIK, empresa especializada en Marketing Digital: acompañamos a las empresas (a las personas) en la adaptacióna la Sociedad Digital.
