10 herramientas que te ayudan a teletrabajar, estudiar y colaborar en remoto

A medida que el mundo evoluciona y la tecnolog铆a avanza, lo que antes se consideraba innecesario e ineficiente ahora es una necesidad y una realidad. Las tendencias cambian, y hoy en d铆a tenemos que estar preparados para trabajar, estudiar, colaborar de forma remota, ya sea desde casa o desde cualquier otro lugar que no se considere una oficina o aula tradicional.

Como consecuencia de la Covid-19, esta pr谩ctica en remoto es cada vez m谩s com煤n y ha tenido que ser adoptada en buena parte del mundo por un elevado n煤mero de empresas, universidades y colegios. Por eso, como usuarios debemos mantenernos al d铆a y adaptarnos a estas nuevas formas de colaborar y comunicarnos. Realmente no importa si el grupo de trabajo est谩 a solo una oficina de distancia o si cada miembro est谩 en un pa铆s diferente. Una buena comunicaci贸n y el uso de las herramientas adecuadas es lo 煤nico que se necesita para tener 茅xito.

Debemos identificar la necesidad, investigar qu茅 herramientas existen, probarlas y, finalmente, decantarnos por la que mejor cubra nuestras necesidades. En los casos en los que las herramientas vengan definidas por el responsable de liderar el proyecto, m谩s f谩cil a煤n, s贸lo habr铆a que estudiar esas herramientas 鈥渋mpuestas鈥.

En este art铆culo te explicamos las 10 herramientas que te ayudar谩n a trabajar en remoto con tus compa帽eros. Para ser m谩s pr谩cticos las hemos dividido en 4 categor铆as:

  • Videoconferencias
  • Almacenamiento y uso compartido de archivos
  • Colaboraci贸n y gesti贸n de tareas
  • Chat

Cada herramienta tiene sus pros y sus contras y su elecci贸n depender谩 en gran medida de tus necesidades y las de tu equipo.

[1] Videoconferencias

La comunicaci贸n es clave. Poder comunicarse con los miembros de tu equipo juega un papel crucial en la gesti贸n exitosa en remoto, a d铆a de hoy,para realizar una conferencia estas ser铆an las opciones m谩s interesantes hoy d铆a:

Herramientas para operar en remoto.

Con muchas integraciones y la opci贸n de configurar reuniones solo por invitaci贸n, Zoom se ha convertido en el est谩ndar de videoconferencia. Siempre que se necesite discutir un gran proyecto o explicar tareas que son complicadas, Zoom permite colaborar con tu equipo de una manera sencilla.

Zoom es una herramienta de videoconferencia gratuita con versiones de pago pensadas para uso empresarial. Con la versi贸n gratuita se pueden tener conferencias de hasta 40 minutos con un m谩ximo de 100 participantes, con el inconveniente de no poder grabarse para visualizarlas en otro momento. Con las versiones de pago, que empiezan desde 14鈧/mes, se pueden tener hasta 500 participantes, retransmitir las conferencias en redes sociales, guardar en la nube copias de las conferencias鈥

PROS
  • Se puede utilizar desde cualquier dispositivo: tablet, ordenador, m贸vil鈥
  • Buena calidad de v铆deo aunque tu conexi贸n no sea muy buena
  • Capacidad de compartir pantalla, enviar archivos multimedia鈥
  • No hace falta registrarse ni descargar un programa para usar la aplicaci贸n
CONTRAS
  • Ha tenido ciertos problemas de seguridad y privacidad.
  • Si se usa una cuenta premium, el administrador puede saber demasiados detalles de los participantes: saber si quita la aplicaci贸n de la pantalla, si hace mucho que no participa…

Google Meet y Google Hangouts son herramientas excelentes para comunicarte con tu equipo o con un miembro espec铆fico. Google Meet es una herramienta gratuita para usuarios de Google Suite y Google Hangouts, adem谩s de ser una herramienta gratuita proporcionada por Google, es muy f谩cil de usar y una plataforma muy estable. Los Hangouts de Google tambi茅n ofrecen una forma sencilla de chatear con los miembros de su equipo. Cada a帽o, m谩s y m谩s empresas adoptan Google como su principal plataforma de comunicaci贸n.

PROS
  • Incluye 30GB de almacenamiento en la nube
  • Administra bien grupos grandes de usuarios
  • Muchas opciones de compartir pantalla
CONTRAS
  • Es necesario tener una cuenta de GSuite para usarlo, con unos precios que empiezan desde 5鈧 al mes
  • El n煤mero m谩ximo de usuarios es de 250, menos que Zoom de pago

Al igual que la plataforma de Google, Microsoft Teams permite compartir informaci贸n al instante, realizar un seguimiento de las conversaciones y tener conversaciones en tiempo real con el equipo de trabajo en remoto. Repleto de caracter铆sticas y algunas integraciones bastante agradables, Microsoft Teams es una excelente alternativa para aquellos que buscan administrar diferentes equipos.

Microsoft Teams es una herramienta de trabajo que engloba todas las herramientas de Microsoft, por lo que se pueden usar en un 煤nico lugar todas las opciones que te dan Skype, Office鈥. Te permite crear equipos de trabajo para diferentes proyectos, compartir archivos, generar documentos colaborativos y tambi茅n tiene la opci贸n de realizar videoconferencias. Tiene diferentes planes de precios que empiezan desde 4,20鈧/mes.

PROS
  • Reuniones y llamadas gratuitas
  • Colaboraci贸n en tiempo real en documentos Office
  • Hasta 10GB de almacenamiento en la nube
CONTRAS
  • Es necesario descargarse una aplicaci贸n y darse de alta en el servicio Microsoft 365 para usarlo
  • El n煤mero m谩ximo de usuarios es de 300, menos que Zoom de pago
  • Como herramienta de trabajo colaborativo es muy completa, pero puede ser demasiado potente si solo quiere usarse para videoconferencias

EN RESUMEN…

Si solo se busca una herramienta para videoconferencia y la empresa es peque帽a, con Zoom gratuito es suficiente. En el caso de contar con m谩s trabajadores, y que se est茅 trabajando ya con GSuite, lo mejor es aprovechar que en ese caso Google Meet no tiene un coste extra. Por 煤ltimo, si se busca una soluci贸n a nivel m谩s global de la empresa, que no sea solo para reuniones sino para organizar internamente los proyectos, Microsoft Teams ofrece muchas opciones interesantes.

[2] Almacenamiento y uso compartido de archivos

Teletrabajando

Ning煤n trabajo estar铆a completo si no hubiera forma de almacenarlo o compartirlo con los otros miembros. Con la disponibilidad del almacenamiento en la nube, pasar informaci贸n en una memoria USB es cosa del pasado. Las opciones de almacenamiento en la nube son m谩s seguras, r谩pidas y convenientes.

Muchos consideran que esta es la mejor herramienta para compartir archivos. La interfaz es muy f谩cil de usar, incluso para aquellos que nunca antes la hab铆an probado, y las opciones para compartir son variadas.

Los documentos almacenados en carpetas y los documentos que est谩n flotando se encuentran de manera sencilla en la barra de b煤squeda para que puedan ser compartidos de manera sencilla con miembros del equipo. Tambi茅n permite la colaboraci贸n en tiempo real en documentos, hojas de c谩lculo y presentaciones.

PROS
  • Hasta 15GB de almacenamiento en el plan gratuito
  • Capacidad de trabajar varios usuarios sobre el mismo documento simult谩neamente
  • Opci贸n de descargarse una aplicaci贸n para poder trabajar offline en algunos documentos (al volver a tener Internet se sincronizar谩 con los archivos de la nube)
CONTRAS
  • No se pueden proteger con contrase帽a los documentos compartidos
  • La opci贸n de tener en la nube todo y descargar solo el archivo que necesites en ese momento solo est谩 disponible en la versi贸n de pago.
  • Solo puedes compartir los contenidos con otras personas que tengan Google Drive tambi茅n

Con Dropbox estamos ante lo que probablemente sea el servicio de intercambio de archivos m谩s popular. Permite crear carpetas f谩cilmente y colaborar con otros miembros sin perder tiempo. Repleto de caracter铆sticas interesantes, esta es una excelente opci贸n para equipos remotos.

Los planes de empresa empiezan desde 10鈧/mes/usuario.

PROS
  • Herramienta independiente que te ofrece el servicio de almacenamiento y nada m谩s. Las otras opciones vienen en packs con otros servicios.
  • Puedes compartir los contenidos con personas que no tengan Dropbox
  • Puedes compartir carpetas enteras, o solo archivos sueltos, mediante un enlace
CONTRAS
  • No poder trabajar simult谩neamente varias personas en el mismo documento
  • Tan solo 2GB en el plan gratuito

En los 煤ltimos a帽os, Microsoft se ha visto obligado a mejorar y adoptar nuevas tecnolog铆as para mantenerse al d铆a con la competencia. Sin embargo, ha sabido hacerlo muy bien. La interfaz de One Drive no es tan intuitiva como Google Drive, pero no carece de ninguna funci贸n y es la herramienta preferida por algunos usuarios avanzados. Permite trabajar y editar documentos en tiempo real con sus socios y miembros del equipo.

PROS
  • Al ser una aplicaci贸n de Microsoft, trabajas con tipos de documentos que la mayor铆a de la gente conoce bien: Word, Excel, Powerpoint…
CONTRAS
  • Solo est谩 disponible en sistemas Windows
  • Solo 5 GB en el plan gratuito

EN RESUMEN…

Google Drive y One Drive ofrecen servicios muy similares. La versi贸n gratuita de Google Drive te da m谩s almacenamiento, por lo que puede ser m谩s interesante si tienes muchos contenidos que compartir, adem谩s de poder utilizarlo en ordenadores que no usen Windows. Por otro lado, las soluciones de pago tanto de Google como Microsoft te hacen pagar por servicios muy completos que tal vez no se ajusten a lo que necesitas. Si solo necesitas almacenamiento y uso compartido de archivos (y no quieres videoconferencias, o cuenta de correo gmail鈥) Dropbox es la soluci贸n que se ajusta a ello.

[3] Colaboraci贸n y gesti贸n de tareas

La gesti贸n de tareas y la colaboraci贸n son tan importantes como la comunicaci贸n cuando se trabaja con equipos remotos. Cuantos m谩s miembros del equipo haya y m谩s complejas se vuelvan las tareas, m谩s se necesitar谩 una herramienta de gesti贸n de tareas que facilite la vida.

Una herramienta muy popular, y definitivamente una gran opci贸n cuando todo el equipo trabaja de forma remota. Ser capaz de realizar un seguimiento de las tareas y el progreso del proyecto es extremadamente importante para mantener todo en orden. El trabajo en equipo ayuda a hacer precisamente eso, lo que le permitir谩 administrar un equipo sin problemas.

La versi贸n gratuita permite tener 2 proyectos abiertos y hasta 5 usuarios. A partir de ahi, desde 10$/mes se pueden tener m谩s de 300 proyectos abiertos a la vez.

PROS
  • [-]
CONTRAS
  • Teamwork Desk no tiene versi贸n gratuita

Casi todas las oficinas han utilizado Slack. Se encuentra entre los programas m谩s populares debido a su interfaz f谩cil de usar y al hecho de que se puede integrar con cientos de aplicaciones y programas. Puede configurar recordatorios, compartir archivos y todas las dem谩s funciones que puede ofrecer una plataforma de este tipo.

Cuenta con una versi贸n gratuita y, si no es suficiente, el plan de pago m谩s simple son 6,25鈧/mes.

La plataforma Zoho no solo permite comunicarse con sus socios y miembros remotos del equipo. De hecho, el intercambio de archivos, la colaboraci贸n e incluso la integraci贸n de plataformas sociales hacen de esta una herramienta poderosa para su equipo. Al igual que con Google Drive y One Drive, puede crear documentos y exportarlos.

La versi贸n gratuita permite solo hasta 3 usuarios y los planes de pago empiezan en 12鈧/mes.

PROS
  • Buen servicio de soporte
  • No suele tener ca铆das del servidor
CONTRAS
  • Cuesta un poco aprender a usar la herramienta
  • La b煤squeda solo funciona dentro del proyecto en el que est谩s, no puedes hacer una b煤squeda para varios proyectos a la vez

[4] Chat

Servicio de mensajer铆a que se utiliza para mantener conversaciones de persona a persona o en grupo (de hasta 200.000 personas). Al igual que en WhatsApp se pueden enviar mensajes por texto, audio e incluso realizar videollamadas. Esta app est谩 m谩s enfocada en la velocidad y seguridad que Whatsapp. Es s煤per r谩pida, simple y gratis. Adem谩s, se sincronizan a la perfecci贸n a trav茅s de cualquiera de tus tel茅fonos, tablets o computadoras.

MARTA IRAOLA 路 COlaboradora en la Unidad Dual.

Apasionada de la Tecnolog铆a y del Marketing Digital en todas sus facetas. Entusiasta de gadgets de todo topo, especialemente de Apple. Siempre probando nuevas herramientas y tendencias.

Fundadora y Gerente de DonosTIK, empresa especializada en Marketing Digital: acompa帽amos a las empresas (a las personas) en la adaptaci贸na la Sociedad Digital.

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